Haziran 18 2017

Tembel Proje Yöneticisi

lazypmPareto ilkesi (80-20 kuralı, önemli azın yasası ve etken seyrekliliği ilkesi olarak da bilinir) der ki, çoğu olay için, etkilerin kabaca % 80’i etkenlerin % 20’sinden kaynaklanır. Peki daha az çalışarak, daha iyi sonuçlar elde etmek mümkün müdür. İşe, yandaki cümledeki “az çalışarak” ifadesini “etkenlerin % 20’sine yoğunlaşarak” olarak değiştirerek başlayabiliriz. Elbette burada Proje Yöneticisi’nin yatıp, ekibin çalışmasından değil üretken bir tembellikden bahsediyoruz. Kulağa hoş geliyor değil mi, o halde devam edelim 🙂

Peter Taylor’ın kitabı, “The Lazy Project Manager: How to be twice as productive and still leave the office early” adından da anlaşılacağı gibi, nasıl olup da iki katı üretken olup ofisten eve erken dönülebileceğini anlatıyor.

Hlade Kuralı’nda (Hlade’s Law) da bir tembellikten söz ediliyor. “If you have a difficult task, give it to a lazy person; they will find an easier way to do it.” Ancak Peter Taylor’ın kitabındaki tembellik bundan biraz daha farklı.

Kitaptaki önemli satırbaşları ve sürekli vurgulanan konular özetle;

  • İlk izlenimlerin önemi
  • Etkili Proje planlama
  • Etkili iletişimin önemi
  • Kontrolsüz değişiklikler ve sürekli genişleyen kapsam (Scope Creep)
  • Sponsor ve müşteri ile iletişim
  • Mutlu ve üretken proje ekibi
  • Kriz durumunda sakin kalabilmek
  • Öğrenilmiş derslerin önemi

Bir proje yöneticisinin, mutlaka tüm bilgi ve becerilere sahip olmak zorunda olmadığı, ancak ekibi için bir kaldıraç rolü üstlendiğinde nasıl fark yaratabildiği kitapta vurgulananlar arasında. Kitap dikkat çekici anekdotlar içeriyor. Görseller yerinde ve etkileyici kullanılmış. Projelerini daha etkili ve verimli yönetmek isteyen Proje Yönetici’lerinin okumasında fayda var. Kitabın Türkçe baskısı yok maalesef ancak orjinal dilinde Amazon.com’dan satın alınabilir.

Yazarın önerilerini aşağıda listelemeye çalıştım,

  • Kendine güvenerek başla, oyunun önünde kal, kontrolü kaybetme, amaca uygun silahları kuşan, önceden tahmin et,
  • Sponsorunu yönet, ne istediğini ve ne beklediği anla, oyunun içinde kalmasını sağla,
  • Yönetilebilir ve iyi bir değişiklik yönetim süreci varsa, kapsam kaymalarından (scope creep) korkma,
  • Açık, dürüst ve etkili bir iletişim yöntemi uygula,
  • Eğlen! Proje ekibini, işi mizah konusu yapması ve işi yaparken eğlenmesi konusunda yüreklendir,
  • Delege et ve önceliklendir,
  • Projeyi kurum içinde çekici hale getir, diğerlerinin proje ekibi içinde olmak istemelerini sağla,
  • Kapın herkese açık olsun, ama projenin iyiliği için zamanını sen belirle,
  • Öğrenilmiş dersleri incele, proje yönetimi bilgi birikimini artır ve paylaş.

Progress isn’t made by early risers. It’s made by lazy men trying to find easier ways to do something.’ Robert Heinlein (1907 – 1988)


Share
Haziran 9 2017

Büyük Kaçış’dan Proje Dersleri (Project Lessons from The Great Escape)

Proje yönetim planınız hazır. Mükemmel olduğunu düşünüyorsunuz. Hayatınız üzerine bahse girer misiniz? Sonunda ölüm kalım söz konusu olsa yine bu kadar emin olabilir misiniz? İkinci Dünya Savaşı sırasında bir grup savaş esiri tam da bunu yaptılar. Kamp’ta bulunan 220 kişinin hayatı bir projenin başarısına bağlıydı. Kaçılamaz olduğu düşünülen bir kamp’tan kaçmak için gizlice tüneller kazdılar. Mahkumlar tüm bu işi bir proje olarak ele aldılar ve bugünün proje organizasyonlarının tekniklerinin birçoğunu kullandılar.

Bu olayı proje yönetimi açısından ele alan ve PMBOK‘ın 9 Bilgi Alanına göre değerlendiren bir kitaptan bahsediyorum. Kitap hayatlarını ortaya koyan insanların başarıları ve başarısızlıklarından çıkarılabilecek önemli dersler içeriyor.

1963 yılı yapımı The Great Escape filminde de anlatılan bu gerçek olay 20. yüzyılın en önemli kaçış girişimlerinden biri. Stalag Luft III esir kampından kaçış hangi şartlar altında gerçekleşti? Kaçış nasıl planlandı ve yürütüldü? Kaçılamaz olması için tasarlanmış bir kamptan kaçarken hangi engeller ve zorluklarla karşılaşıldı? Bunların üstesinden gelmek için neler yapıldı? Proje süreci nasıl izlendi. Kitap PMBOK yaklaşımıyla bu süreci değerlendiriyor.

http://www.amazon.com/Project-Lessons-Great-Escape-Stalag/dp/1895186803/ref=pd_bxgy_b_img_a

Detaylı sunuma da buradan ulaşabilirsiniz.

http://www.amazon.com/Project-Lessons-Great-Escape-Stalag/dp/1895186803/ref=pd_bxgy_b_img_a
Share
Category: Kitap | LEAVE A COMMENT
Nisan 11 2017

Güç Sahibi Olmanın 48 Yasası !

JediRobert Greene ve Joost Elffers’in kaleme aldıkları “The 48 Laws of Power” kitabına PMI’ın e-book’ları arasında rastladım. Kitap, Machiavelli’nin Prens kitabında olduğu gibi yöneticilere güce sahip olmanın ve gücü korumanın yollarını anlatıyor. Kitap’da yer alan 48 kanun’un çoğunun PMI’ın etik kuralları ve iş yürütme ilkeleri ile çeliştiği hemen gözünüze çarpacaktır. PMI’ın sitesinde kitabın önerildiğini gördüğümde ilk aklıma gelen soru “Peki, ya etik kurallar?” oldu. Kitap, güç sahipleri ile iletişim ve zorlu paydaşları yönetmek isteyen proje yöneticileri için bu bakış açısı ile okunduğunda faydalı olabilir. Ancak Frodo’nun yüzükle ya da Anakin Skywalker’ın güçle olan ilişkisini de unutmadan! Karanlık Taraf’ın cazibesine kapılmadan. Daha acımasız ve açgözlü toplumlar olma yolunda bu tarz kitapların da ciddi payı olduğunu düşünüyorum. Karşı çıkış gerekçemi http://ethicsalarms.com/2011/10/12/the-48-laws-of-power-robert-greenes-recipe-for-power-greed-and-misery/ adresinde bulabilirsiniz.

Değer yargılarımız, aile ve çevreden edindiğimiz iyi davranışlar, etik kurallara ters düşen maddeleri okudukça gücü elinde tutanlar ve belki de projelerinizde zorluk çıkaran kişilerin davranışları ile ilgili de fikir sahibi olabilirsiniz. Yine de “Seçenekleri Kontrol Edin” ve “Cesaretle Eyleme Geçin gibi ” bazı “daha masum” maddelerin proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu güce sahip olmak için uygulanabilir olduğu ve işe yarar olduğu da bir gerçek. Özellikle projede kontrolü kaybettiğinizi düşündüğünüz anlarda iletişimin ve insan ilişkilerinin nasıl kompleks parametrelere bağlı olduğunu hatırlamakta fayda var. Ama dur şu maddelerin hepsini uygulayayım, lider olayım, gücü elimde tutayım gibi bir hedefiniz varsa Proje Yöneticiliği konusunda kariyer yapma kararınızı bir kez daha gözden geçirmenizi öneriririm.

Aşağıdaki iki paragraf kitaptan alıntıdır. Kişisel olarak uygulamaya uygun bulduğum ya da onayladığım anlamına gelmiyor. Ancak Proje yönetirken karşılaşılan bazı ekstrem ya da istenmeyen durumlara düşerseniz hatırlamanızı öneririm.

Alıntı 1 : “Kendi seçiminiz olmayan bir savaşa girerseniz bütün inisiyatifi kaybedersiniz. Savaşan tarafların çıkarları sizin çıkarlarınız haline gelir, onların aracı durumuna düşersiniz. Kendinizi kontrol etmeyi, taraf tutmak ve kavgaya karışmak yolundaki doğal eğiliminizi sınırlamayı öğrenin. Savaşanların her birine karşı dostça ve çekici davranın, sonra geri çekilip çarpışmalarını izleyin. Onlar her çarpışmayla daha da zayıflarken, siz kaçındığınız her çarpışmayla güçlenirsiniz…”


Alıntı 2 :
“Güç büyük ölçüde görünüşe dayandığı için imajınızı güçlendirecek hileleri öğrenmelisiniz. Bir kişi ya da gruba bağlanmayı reddetmek bunlardan biridir. Kendinizi geri çektiğinizde öfke değil bir tür saygı uyandırırsınız. Birden bire güçlü görünürsünüz. Çünkü çoğu insanın yaptığı gibi bir gruba ya da ilişkiye kapılmaz, aksine kendinizi ele geçirilmez kılmış olursunuz. Bu güç havası zamanla daha da artar. Bağımsızlık konusunda şöhretiniz arttıkça daha fazla insan sizi arzulamaya başlayacaktır. Sizin bağlanmanızı sağlayacak kişi olmayı isteyecektir.”

Güç Sahibi Olmanın 48 Yasası:

1- Efendinizi asla gölgede bırakmayın.
2- Arkadaşlarınıza asla fazla güvenmeyin, düşmanlarınızı kullanmayı öğrenin.
3- Niyetinizi gizleyin.
4- Her zaman gerekenden daha azını söyleyin.
5- Öyle çok şey şöhrete dayanır ki… Onu canınız pahasına koruyun.
6- Ne pahasına olursa olsun dikkat çekin.
7- İşi başkalarına yaptırın, ama övgüleri hep siz toplayın.
8- İnsanların size gelmelerini sağlayın, gerekirse yem kullanın.
9- Eylemlerinizle kazanın, asla tartışmayla değil.
10- Bulaşıcı hastalık: Mutsuz ve şanssız olanlardan kaçın.
11- İnsanları kendinize bağımlı kılmayı öğrenin.
12- Kurbanınızı savunmasız bırakmak için seçici dürüstlük ve cömertliği kullanın.
13- Yardım istediğinizde insanların çıkarlarına hitap edin, merhamet ya da minnettarlıklarına değil.
14- Bir dost gibi görünün, casus gibi çalışın.
15- Düşmanınızı tamamen ezin.
16- Saygı ve şerefinizi arttırmak için yokluğu kullanın.
17- Önceden kestirilmezlik havası yaratarak çevrenize korku salın.
18- Korunmak için kaleler yapmayın, kendinizi toplumdan ayırmak tehlikelidir.
19- Kiminle dans ettiğinizi iyi bilin, asla yanlış kişinin ayağına basmayın.
20- Kimseye bağlanmayın.
21- Enayi avlamak için enayi rolü yapın, avınızdan daha aptal görünün.
22- Teslim olma taktiğini kullanın, zayıflığı güce dönüştürün.
23- Güçlerinizi yoğunlaştırın.
24- Mükemmel saray mensubunu oynayın.
25- Kendinizi yeniden yaratın.
26- Ellerinizi kirletmeyin.
27- Kendinize takipçiler yaratmak için insanların inanma ihtiyacını kullanın.
28- Cesaretle eyleme geçin.
29- Her şeyi sonuna kadar planlayın.
30- Başarılarınızı fazla çaba harcamamış gibi gösterin.
31- Seçenekleri kontrol edin.
32- İnsanların fantezileriyle oynayın.
33- Herkesin zayıf noktasını keşfedin.
34- Kral muamelesi görmek için krallar gibi davranın.
35- Zamanlama sanatında uzmanlaşın.
36- Sahip olamadıklarınızı küçümseyin: Onlara aldırmamak en iyi intikamdır.
37- İlgi uyandıran görünümler yaratın.
38- İstediğiniz gibi düşünün, ama başkaları gibi davranın.
39- Balık yakalamak için suları karıştırın.
40- Bedava yemeğe değer vermeyin.
41- Büyük adamın ayakkabılarını giymekten kaçının.
42- Çobanı vurun, koyunları dağılacaktır.
43- Diğerlerinin kalpleri ve zihinleri üzerinde çalışın.
44- Ayna etkisiyle ellerini kollarını bağlayıp çileden çıkarın.
45- Değişimin gerekli olduğunu öğütleyin ama ani ve büyük değişimlerden kaçının.
46- Asla çok mükemmel görünmeyin.
47- Amaçladığınız hedefi aşmayın; zafere ulaştığınızda ne zaman duracağınızı bilin.
48- Şekilsizliğe bürünün…

Bir proje yöneticisi için yol gösterici her zaman PMI Etik Kuralları ve İş Yürütme İlkeleri olmalıdır diyelim ve Yoda’nın sözlerini hatırlayarak bitirelim.

Yoda ne demişti : “Remember, a Jedi’s strength flows from the Force. But beware. Anger, fear, aggression. The dark side are they. Once you start down the dark path, forever will it dominate your destiny. Luke… Luke… do not… do not underestimate the powers of the Emperor or suffer your father’s fate you will. Luke, when gone am I… the last of the Jedi will you be. Luke, the Force runs strong in your family. Pass on what you have learned, Luke. There is… another… Sky… walker.”

Share
Nisan 1 2016

Çalışma Hayatında Öğrenilmiş Çaresizlik

Altı sigma düzeyi ile verimsizliği “kalitesizlik maliyetleri” cinsinden karşılaştıran çalışmalardan birisi şunları söylüyor:

3 Sigma Kalitesizlik maliyeti Cironun %25′ i kadar
4 Sigma Kalitesizlik maliyeti Cironun %15′ i
5 Sigma Kalitesizlik maliyeti Cironun %10′ u
6 Sigma Kalitesizlik maliyeti Cironun %5.0′ i
7 Sigma Kalitesizlik maliyeti Cironun %2.5′ u

“Kalitesizlik maliyetini” basitçe “doğru işleri doğru yapmamanın toplam maliyeti” ya da çöpe giden para diye düşünebilirsiniz. Hep daha fazla ciro hedefi koyan, verimliliği, maliyetleri düşürmeyi (çay,kahve,kağıt,kürek,işten çıkarma, kalifiye olmayan eleman çalıştırmaktan bahsetmiyorum elbette), süreçleri iyileştirmeyi, iş yapış şekillerini sorgulamayan kurumlarda bu durumlara sıkça rastlanıyor.

Kurumlarda bu konudaki farkındalık kadar kurum çalışanlarının değişime inançları, teşvik edilmeleri, “böyle gelmiş böyle gider” düşüncesinin prim yapmaması da önem taşıyor.

Bu konuda bir kitap önermek istiyorum…

Alıntı : Kontrol edemediği çevreye ve olaylara sürekli olarak maruz kalan birey, bulunduğu durumu değiştirebileceğine dair inancını yitirmeye başlar. Öğrenilmiş Çaresizlik, söz konusu bireyin, olayları değiştirme gücü olduğu başka durumlarda bile pasif ve umutsuz kalmasını ifade eder.

Öğrenilmiş Çaresizlik Teorisi, 1960’lardan bu yana, uygunsuz pasiflik ve depresyon üzerine çok faydalı açıklamalarda bulunarak klinik psikolojide önemli bir yere sahip olmuştur. Bu kitap ise öğrenilmiş çaresizliği örgüt ve çalışma psikolojisi ışığı altında inceleyen ilk bilimsel kitaptır.

Akademik referans olma özelliğinin yanısıra, çalışma hayatında öğrenilmiş çaresizliğin nasıl oluştuğunu ve bu durumdan kurtulmanın yollarını anlatan, hem işveren hem de çalışanın yararlanabileceği bir kaynaktır.

Çalışma Hayatında Öğrenilmiş Çaresizlik

Wikipedia’daki şu paragraf son derece ilgi çekici

Differences between humans and animals

There are several aspects of human helplessness that have no counterpart among other animals. One of the most intriguing aspects is “vicarious learning (or modelling)”: that people can learn to be helpless through observing another person encountering uncontrollable events. However, studies with animals have shown that many species can learn through observation. Thus, this “difference” may not exist between humans and nonhumans.

Share
Category: Kitap | LEAVE A COMMENT