Şubat 10 2016

Proje Yönetimi – Meseleler

Issue sözcüğü’nün türkçe karşılığının kullanımı biraz sıkıntılı. Genelde Türkçe’de sorun olarak kullanılsa da aslında issue’ya karşılık gelen doğru sözcük “mesele”. Belirli bir konuda aksiyon alınması gerekliliği bir sorun olmasa da, yapılması gereken bir iş olduğundan issue log’larda yer alması gerekiyor. Bu kayıtların “sorun kayıtları” isimli bir doküman altında yer alması farklı algılara sebep olabiliyor. Çünkü her sorun bir issue olsa da her issue bir sorun değil aslında.

Bu küçük “mesele”‘den kısaca bahsettikten sonra, asıl konuya dönebiliriz. Proje Yönetici’lerinin profesyonel hayatlarında karşılaştıkları ve proje yöneticilerini zorlayan konular. Çözümü her zaman çok da kolay olmayan, biraz özel çaba, biraz da “soft skill” gerektiren meseleler. Bu meselelerle nasıl başa çıkılacağından öte, aşağıda her proje yöneticisinin yaşaması olası, potansiyel mesele’lere göz atalım. Aşağıdaki başlıkları gören bazı Proje Yöneticileri bu sınıflandırmanın doğru olmadığını düşünebilirler. Aslında bu konular, Proje Yönetimi olgunluk seviyesi yüksek kurumlarda daha fazla karşılaşılan sorunlar. Olgunluk seviyesi azaldıkça iletişim’e ilişkin, proje yönetimi yaklaşımına ilişkin daha temel konulara ilişkin sorunlar ağır basıyor.

  • Yönetimsel İş Yükü
  • Ortak Kullanılan Kaynaklar
  • Tedarikçi, Alt Yüklenici Kaynaklı Sorunlar
  • Bağımlılıklar
  • Negatif Geri Beslemeler
  • Zaman, Kaynak Beklentilerini Karşılamak
  • Sanal Takımlar
  • Bütçe
  • PM-PPM Aracı Kullanımı

Yukarıdaki meseleler, http://www.pmhut.com/top-10-issues-for-project-managers adresindeki makalede güzel özetlenmiş. Göz atmanızı öneririm.

Share
Ekim 31 2010

6. Uluslararası Proje Yönetimi Günü/ 6th International PM Day

Her yıl  Kasım’ın ilk perşembesi tüm dünyada “International Project Management Day” olarak kutlanmaktadır. (http://www.internationalpmday.org/)
Dünyada 6.sı kutlanan bu özel gün, PMI TR ve İstanbul Proje Yönetim Derneği (IPYD) ortak organizasyonu ile Istanbul (4 Kasım 2010 Perşembe) ve Ankara (5 Kasım 2010 Cuma) da yapılacak faaliyetlerle kutlanacak.

Share
Haziran 15 2010

Proje Yönetim Ofisi Süreçleri

Bir Proje Yönetim Ofisi’ni yapılandırma sürecinde, Proje tipleri ve büyüklüğüne uygun olarak ölçeklenebilen, sadece ne yapılacağını değil, 5N1K sorularının cevaplarını da içeren süreçler oluşturmaya ihtiyacımız var. Kalite Birim’leri bu konuda kurum içinde gerekli yönlendirmeyi ve bilgiyi paylaşacaklardır. Süreç, prosedür, talimat vb. yapıların hangisinin hangi bilgiler için uygun yer olduğu kurum içinde kalite ile birlikte verilmesi gereken kararlar sonucunda belirlenmeli.

Bu yapılanma sürecinde farkındalık önemli. En azından Blog’da terminoloji bölümündeki kavramlar konusunda görüş ayrılıkları olmamalı ve farkındalık sağlanmalı. Süreçler, çalışanlar, kurum kültürü, PPM araçları, ortak çalışma araçları, portal’lar, dosya sunucuları bunların tümü bir arada uyum içinde çalışmalı. Projeleri etkili şekilde yönetebilmek için tüm bu faktörlerin birlikte ve uyumlu çalışması önem taşıyor.

Unutulmaması gereken önemli bir nokta. Yaşadığınız ülke, çalıştığınız insanlar, kurum kültürü, kurumsal varlıklarınız, farklılıklarınız. Hiçbir kitap, yaklaşım, metodoloji size mucize yaratamaz. Üst yönetim desteği, çalışan direncini yönetmek, farkındalık, stratejik yaklaşımlar esas olan ve bu süreçte asıl belirleyici olacak faktörler.

Aşağıdaki linklerde konuya ilişkin makalelere erişebilirsiniz. gantthead.com Bilgi Teknolojileri Proje Yöneticileri için önemli bir kaynak. Üye olmanızı öneririm. Üyelikten sonra yazıların tamamını okuyabilirsiniz.

http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3—Tips-Tools-and-Techniques/1421/

http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3—Tips-Tools-and-Techniques/1668/

Share
Haziran 10 2010

PMBOK PRINCE2 Karşılaştırma!

PMBOK vs PRINCE2 - Elma ile ArmutBaşlığın sonundaki ünlem dikkatinizi çekmiştir. Birbirinin alternatifi iki kavramdan bahsetmiyoruz. Ünlem bunun için orada. Öncelikle PMBOK bir metodoloji değil. Bunu çeşitli yazılarda sürekli tekrarlıyoruz. PMBOK bir yaklaşım, Proje yönetimi bilgi alanlarına göre yapılandırılmış bir rehber. Bilgi ve yöntemlerin bire bir uygulanması söz konusu değil. Projenin niteliği, organizasyon vb. birçok faktör gözönünde bulundurularak uygulanması ve uyarlanması gerekiyor. PRINCE2 ise bir proje yönetim metodolojisidir. Proje yaşam döngüsünü derinlemesine ve adım adım tarif eder, modeller ve uygulanmasını ister.

Aşağıdaki doküman bu anlamda bir karşılaştırmadan çok aynı noktadan her iki yaklaşımının belirli alanlarına bakabilmek açısından faydalı. Birinin diğerine üstünlüğü söz konusu değil. Bir yaklaşımda yer almayan her konunun orada olmamasının bir amacı, bir sebebi var. Örneğin PRINCE2 tedarik yönetimini kapsamaz. Bunu başka bir disiplinin alanına giren ve detaylıca ele alınması gereken bir konu olarak değerlendirir.

PMBOK ve PRINCE2’nin yaklaşımı ve birbirinin kapsamı ve bilgi alanlarına göre karşılaştırıldığı dokümana aşağıdaki linkten erişebilirsiniz.

A-comparison-of-Prince-2-vs-PMBOK

Share
Mayıs 24 2010

Rita Mulcahy kansere yenildi

Tüm zamanların en çok satan Proje Yönetimi kitabının yazarı ve RMC Project Management’ın kurucusu Rita Mulcahy 15 Mayıs 2010 tarihinde 50 yaşında hayatını kaybetti. 2005 yılında kanser teşhisi konulan Mulcahy, geçtiğimiz 5 yıldır bir yandan kanserle savaşını sürdürürken, diğer yandan seminerlere ve yazarlığa devam ediyordu.

Üzücü haberi duyurduktan sonra biraz da kendi adma yorumlarımı yazmak istiyorum. Birçok kişi gibi ben de Rita ile PMP hazırlığı sırasında tanıştım. PMBOK’ın yorucu anlatımından sonra Rita’nın kitabı son derece anlaşılır, akıcı ve keyifli gelmişti. Bir sınav hazırlık kitabı olmaktan çok başvuru kitabı olarak zaman zaman faydalandığım bu kitabın yazarının ölümünü duymak çok üzücü oldu. Dünyanın bir ucunda hiç görmediğim bir insan, öldü. Üzüldüm. Daha da üzücüsü yine kanser. Kanser ölümün yeni adı oldu.

Rita, Proje Yönetimi camiasında her zaman hatırlanacak.

Detaylı bilgi için tıklayınız…

Share
Mart 23 2010

Süreç Girdi Çıktı Tablosu (Inputs-Outputs)

PMP sınavı hazırlığı sırasında input, output’ları öğrenirken bir input’un hangi process’e input olduğu, ya da bir output’un hangi process’in outputu olduğunu tüm tablolarda aramadan görebilmek amacıyla aşağıdaki örnekteki formatta bir tablo hazırladım. Dokümanı Excel formatında indirmek için tıklayın…

Inputs – Outputs Input To Output Of
Accepted Deliverables Close Project or Phase Verify Scope
Activity Attributes Sequence Activities, Estimate Activity Resources, Estimate Activity Durations, Develop Schedule Define Activities
Share
Mart 19 2010

PERT

PERT olarak bilinen yöntem iyimser, kötümser, ve beklenen zaman değerlerini belirleyip, bir formül ile tek bir sonuç oluşturmaya yarar. Hangi durumlarda kullanılması gerekliliği, güvenirliği, uygulamaları, detaylı açıklamalara PMP Hazırlık kitaplarında ve internet’de birçok kaynaktan ulaşabilirsiniz.

Burada yalnızca Pert formülü ve ilgili diğer hesaplamalara ilişkin notlar paylaşılmıştır.

Share
Mart 19 2010

Kazanılmış Değer Analizi Formülleri – Earned Value Management Formulas

Kazanılmış Değer Analizi ( Earned Value ) konusuna ilişkin olarak sınavda bir kaç soru ile karşılaşmanız muhtemel. Her yazıda sınava yönelik bilgilerin yanında gerçek hayattaki uygulamalarına ilişkin de bilgi sağlamaya çalışıyorum. Bu konuya ilişkin internet’de ve kitaplarda tonla bilgi bulabilirsiniz ancak Murat Deniz’in yazdığı aşağıdaki makaleyi okumanızı öneririm.

Konu başlığı Formüller olduğundan Earned Value hesaplamalarında kullanılan terimleri ve formüllere bakalım. Belirtmekte fayda var PMBOK’da bu formüllerin tamamına yer verilmiyor ancak bu sınavda diğer formülleri kullanmanız gereken sorular çıkmayacağı anlamına gelmiyor. Dikkat…

Share
Mart 19 2010

Bir proje yöneticisinin bilmesi gereken önemli kişiler

Hem PMP hazırlık sürecinde, hem de Proje Yönetimi uygulamaları sırasında uygulanan birçok metod, teori ve yaklaşımı geliştiren kişilerin listesini aşağıda oluşturmaya çalıştım. Özellikle sınava girecek olanların bu isimleri bilmelerinde fayda var. PMBOK’ı incelerken bu isimlerin ve teorilerinin bir kısmına rastlayabilirsiniz. Rita, Kim Heldman, Head First ve PMBOK’ı okurken not aldığım isimlerin tümü aşağıda. Bu isimlerin dışında kalanları da bilgi verirseniz ekleyip listeyi geliştirebiliriz.

W. Edwards Deming – Wikipedia, the free encyclopedia

Plan – Do- Check- Act

Philip B. Crosby – Wikipedia, the free encyclopedia

Zero Defects, Prevention

Joseph M. Juran – Wikipedia, the free encyclopedia

Fitness for Use, Conformance

Vilfredo Pareto – Wikipedia, the free encyclopedia
80/20 kuralı

Kaoru Ishikawa – Wikipedia, the free encyclopedia
Ishikawa Diagramı

David McClelland – Wikipedia, the free encyclopedia
Theory of Needs

Malcolm Baldrige, Jr. – Wikipedia, the free encyclopedia
Process Improvement Model

Walter A. Shewhart – Wikipedia, the free encyclopedia
Plan – Do – Check – Act

Douglas McGregor – Wikipedia, the free encyclopedia

Theory X – Theory Y

Abraham Maslow – Wikipedia, the free encyclopedia
Hierarchy of Needs

Frederick Herzberg – Wikipedia, the free encyclopedia
Motivation – Hygiene

Victor Vroom – Wikipedia, the free encyclopedia
Expectancy Theory – Achievable Targets

William Ouchi – Wikipedia, the free encyclopedia
Theory Z

Armand V. Feigenbaum – Wikipedia, the free encyclopedia
Toplam Kalite Yönetimi – TQM

Eliyahu M. Goldratt – Wikipedia, the free encyclopedia
Critical Chain

Bruce Tuckman – Wikipedia, the free encyclopedia
Tuckman’s Stages (Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning)

Geert Hofstede – Wikipedia, the free encyclopedia
Cultural Dimension of Individualism

Ken Blanchard – Wikipedia, the free encyclopedia

Situational Leadership Model

Paul Hersey – Wikipedia, the free encyclopedia

Situational Leadership Model

Share
Mart 17 2010

PMP Sınavı Hazırlık Süreci

PMBOKHerşeyden önce şunu belirterek başlamak lazım. Aşağıdaki yazı “PMP – Nasıl Çalışmalı?” türünden bir yazı değil. Bu yazılara pek de inanmıyorum. Sonuçta öğrenme kişiden kişiye değişen bir süreç ve herkesin kendini tanıması ve kendisi için en uygun yöntemi geliştirmesi esas olan.

Bu ufak hatırlatmadan sonra başlayalım… PMP sınavına girmeye karar verdiğimde uzun bir çalışma maratonu gerektiğini tahmin edebiliyor, ama bunun için ne kadar zaman ayırmam gerektiğini kestiremiyordum. Bu arada, sertifikanın bir işe yaramayacağı, bu işin kitapla olmayacağı, gerçek hayatta işlerin böyle yürümediği gibi onlarca önyargılı yorum da yapıldı elbette benim çevremde de. Pek kulak asmadım. Bilirsiniz çok klasiktir bu tarz yaklaşımlar.

Özellikle “bizim toplumumuzda”. “Biz” farklıyızdır… işler “biz”‘de öyle yürümez…”biz”‘de müşteri de farklıdır. İstekleri hiç bitmez… Bu sertifikalar zaten işleri yavaşlatmaktan başka bir işe yaramaz. Metodolojiler de öyle.. Hem tecrübe önemlidir. İnsan ilişkileri önemlidir… Bunlar böyle sürer gider. Yazmamak, okumamak, iletişim, etik, nezaket vs.. konularındaki hastalıklarımıza, alışkanlıklarımıza uzun uzun değinecek değilim. Bunlar başka bir yazının, belki de henüz kimsenin cesaret edip yazamadığı biz nasıl adam oluruz kitabının konusu.
Biz konumuza dönecek olursak bütün bu fikirleri, önyargıları duymazdan gelip hazırlanmaya karar verdim. Önce internet’de araştırma yaparak başladım. Bookmark’larımda PMP isimli bir klasör oluşturup ilgili siteleri, blogları eklemeye başladım. Bu klasör’ü daha sonra düzenledim, bu bilgilere buradan ulaşabilirsiniz. Blog’lar, forum’lar, Podcast’ler, Eğitim kurumlarının linkleri bu klasör içinde yer aldı.

Sonraki süreci şöyle özetleyebilirim.

  • PMI’a üye oldum.
  • PMI sitesinden PMBOK’ı indirdim.
  • Kim Heldman, Rita Mulcahy, Andy Crowe, Head First PMP kitaplarını satın aldım.
  • PMBOK’ı hızlı bir şekilde okudum, gözden geçirdim (Bu aşamada öğrenmekten çok büyük resmi görmeme yaradı)
  • Head First PMP kitabını okudum (Görsel hafızanız iyiyse bu kitap tam size göre)
  • Head First PMP testlerini çözdüm
  • ITTO’ları ezberlemenin gereksizliğini keşfettim
  • KA&PG (Knowledge Area & Process Groups) tablosu,
  • KA&PG’lere göre ITTO tablosu,
  • Tools ve Techniques tablosu (ITTO tablosunun tersten olanı gibi düşünebilirsiniz.),
  • PMP Formülleri,
  • Rita’s Process Chart,
  • Kendi PMP sözlüğümü
  • Ve küçük flashcard’lar hazırladım.
  • Rita Mulcahy’nin kitabını okudum. Okudukça sevdim ve daha dikkatli okudum.
  • Kim Heldman’ın kitabını baştan sona okumadım, bu konularda Kim ne demiş acaba dediğim konulara baktım. Kim Heldman’ın kitabı diğer kitaplar gibi Knowledge Area’lara göre değil Process Group’lara göre düzenlenmiş. Bu anlamda tarzı ve yapısı biraz farklı gelebilir. Tekrar etmekte fayda var bunlar benim tecrübelerim ve kişiye göre değişebilir. Kendi yönteminizi geliştirmeniz doğru olan.
  • PMBOK’u daha dikkatli bir şekilde tekrar okudum. Tekrar okumaya başladığımda herbir cümlenin, ifadenin, kitabın yapısının, anlatımın ne kadar tutarlı ve düşünülerek hazırlanmış olduğunu ve bu kitabın önemini kavradım.
  • Test çözmeye başladım.
  • Her sorunun cevabını, yanlışsa neden yanlış yaptığımı not ettim ve eksiklerimi çalıştım.
  • Bol bol tekrar, test çözme, notlarımı düzenleme, öğrendiklerimi yazma yoluyla ilerleme kaydettim.

Benim hazırlık sürecim kısaca böyle geçti. Yaklaşık üç ay, ortalama günde iki-üç saat ayırdığımı söyleyebilirim. Yukarıda kendi hazırlık sürecimi kısaca anlatmaya çalıştım. İki noktanın çok önemli olduğunu düşünüyorum, birincisi yetişkinlerin öğrenmesine dair. Yetişkinler sevdikleri, kabul ettikleri, anladıkları, hak verdikleri konuları daha kolay öğreniyorlar. Okudukça, çalıştıkça PMI yaklaşımını seviyorsanız işiniz kolay. Satırlarla, ifadelerle, yaklaşımla kavga ediyorsanız bir sorununuz var diyebilirim. İkincisi sınav ve sorular. Öğrenmek anlamak için çalıştım. Sınava yönelik çalışma diye bir şey yok. Bu sınavın başarısı da orada zaten.
Yazımı yabancı bir blog’da okuduğum “ne zaman hazır olurum” sorusunun çarpıcı cevabı ile bitirmek istiyorum

“PMBOK’u öğrenci kadar değil, öğretecek kadar anladığınız zaman”

Share
Mart 17 2010

Proje Yönetimi Terimleri

Kurumlarda Proje Yönetimi yaklaşımının gelişmesiyle beraber daha çok PMP organizasyonlarda yer buluyor.  PMP sertifikası sahibi ya da PMI kavramlarına hakim kişilerin çalıştıkları organizasyonlarında Proje Yönetimi alanında yaşadıkları sıkıntılardan belki de en önemlisi Ortak Terminoloji.  Proje Yöneticisi olmayan kişilerin de temel Proje Yönetimi eğitimi almaları bunu aşmanın yollarından biri ancak bu maliyetli olduğu gibi 15-20 saatlik eğitim sonucunda kişilerin bu kavramlara hakim olmalarını beklemek çok da doğru olmuyor. Kurum içinde kişiler tarafından erişilebilir bir Proje Yönetimi sözlüğü bu anlamda faydalı olabilir. PMBOK® Türkçe’nin yayınlanması ile birlikte kavramların Türkçe’leri konusunda da bir mutabakat sağlanır umarım. Aşağıdaki link hem PMP sınavına hazırlanırken hem de işte faydalandığım ve paylaştığım iki kaynak. Umarım işinize yarar.

http://www.maxwideman.com/pmglossary/index.htm

http://www.allpm.com/glossary.php

Share