Haziran 2

Tuckman Modeli

Proje yöneticisi, C. Kormanski tarafından tanımlanan “Tuckman modeli” adı ile bilinen grup dinamikleri yöntemi ile ekibine bilinçle yaklaşabilir ve uygun liderlik tarzını uygulayabilir. Bu modelde grup dinamikleri 5 sırada incelenebilir. Grubun olgunluk seviyesi, görevler ve davranış ilişkisine göre değerlendirilerek grup performansı aşamalara bölünür.

Oluşum (forming)

Grubun girdiği ilk aşamadır. Grup üyeleri birbirleri ile tanışırlar, projenin genel amacını ve ekip yapısının nasıl olacağını öğrenirler. Bu aşamada, proje yöneticisinin amacı, ekip üyelerinin, proje örgütü, iletişim yapısı ve temel sorumluluklarını anlamalarını sağlamaktır.

Proje yöneticisi basit ekip oluşturma aktiviteleri düzenleyebilir.

Karışma (storming)

Ekip hızla,, basit görevler için verilen duygusal yanıtların ve grup içi çelişkilerin ortaya çıktığı karışma aşamasına girer. Karışma davranışları ekip üyelerinin verilen görevleri anlamaya başlamaları ve proje liderlik yapısını sınadıkları tipik bir dönemdir. En çok görülen tepkilerin nedenleri, görevin büyüklüğü, verilen zamanın az olduğunun düşünülmesi ve bu aşamaya kadar yapılmış olan planlama ve izleme çalışmalarının göreceli olarak az olmasıdır.

Proje yöneticisinin görevi bu normal aşamanın geçirilmesinde ekip üyelerine yardım etmek ve çelişkilerin kabul edilebilir bir düzeyde çözümlenmesini sağlamaktır.

Düzenlenme (norming)

Bu dönemin özelliği, görevlerle ilgili düşüncelerin açıkça ifade edilmesi, iletişimin düzenli olması, ekip üyelerinin daha işbirlikçi olmaları ve uyum göstermeleri ile tanımlanır. Bu safhada ekip, ekip üyelerinin performanslarından beklenenleri oluşturur ve bireyler ekip içindeki gerçek rollarini tanımlarlar.

Proje yöneticisi, bilginin etkin biçimde dağıtılmasını özendirerek ve ekip içinde birlik, yüksek moral ve üretkenliğin artırılmasını sağlayarak çok etkin olur.

Çalışma (performing)

Ekip, beklentileri yerine getirmek için çalışır. Ortaya çıkan sorunlar ve çelişkiler normal seviyelerdedir. Ekip gerekli teknikleri ve prosedürleri kullanarak bunları halletmek için çalışır. Ekip üyeleri bağımsız hale gelirler ve işlevsel ilişkiler bu durumu devam ettirir. Bu aşamada, proje yöneticisinin ana rolü, ekip performansını ve birbirleri ile etkileşimlerini kolaylaştırmak ve sorunlar çıktıkça çözmektir.

Çözülme (adjourning)

Hem en kolay, hem de en zor aşamadır. Projenin sonunda ulaşılan yüksek performans seviyeleri çok büyük kişisel tatmin verir. Bu durumda, sıkı çalışma temposu ve yoğun katılımın ardından gelen çözülme ile büyük bir boşluk duygusu ve bir sonraki proje için endişe oluşabilir.

Proje yöneticisi, olumlu bir ortamın yaşanması için uğraş vermelidir. Ekip ve ekip üyelerinin performansları ile ilgili tanıtım ve kutlamaların yapılması bu aşamadaki ana işlerdendir.

Ekip genişmesinde, bu beş aşama sıralı bir gelişim gösteriyor gibi olmasına rağmen, genelde böyle seyretmez. İki ya da daha fazla safhanın aynı anda olması sıkça görülür. Proje yöneticileri, bu safhaları anlamalı ve gerekli uygulamaları yaparak ekibin çalışmalarını düzenlemelidirler.

Yararlanılan kaynak: Bilişim Projeleri Yönetimi El Kitabı, Türkiye Bilişim derneği, Ağustos 1998

Mayıs 27

PPM Olgunluk Modelleri

Olgunluk modellerine ilişkin bazı linklere aşağıdan ulaşabilirsiniz. Bu konuya ilişkin daha detaylı bir yazıyı ve bazı best-practice’leri daha sonra paylaşacağım

Olgunluk Modelleri

OPM3: PMI’ın Organizational Project Management Maturity Modeli

http://opm3online.pmi.org/demo/assessmenthome.shtml

Bu adresten begin a new assessment’a girerek değerlendirme sorularına ulaşabilirsiniz.

P3M3 Project Management Self Assessment

http://www.p3m3-officialsite.com/nmsruntime/saveasdialog.asp?lID=461&sID=166

P2MM : Prince2 Maturity Model
http://www.ogc.gov.uk/documents/PRINCE2_Maturity_Model_Version_1.pdf

Yukarıda adı geçen olgunluk modellerinin karşılaştırılması

http://www.mosaicprojects.com.au/PDF_Papers/P052_Modelling_Your_Maturity.pdf

Mayıs 25

Başarılı Sunum Yapmak

Uzun, anlaşılmaz, hedefinden uzak, beklentileri karşılanamayan sunumlara katılmış, belki de kendi sunumuzun sonunda ben ne anlattım diye kendinize sorduğunuz olmuştur. Grafikler, animasyonlar, karmaşık anlaşılmaz tablolar çoğu zaman amacına hizmet etmekten çok görsel karmaşa yaratmaktan başka bir işe yaramıyor.

Bugün öğrencilerden, gurulara, teknik insanlardan, yöneticilere kadar sunumlarda en çok kullanılan ürün PowerPoint. KAvramları, çözümleri, süreçleri anlatmak, konuşmamıza ve anlatımımıza destek vermek anlamında PowerPoint önemli bir araç. Başarılı sunumlar için ve başarısızlıklarımızın nedenlerini daha iyi anlayabilmek ve ilerideki sunularımıza ışık tutması anlamında aşağıda konuyu biraz daha derinleştirelim. İyi bir anlatımla desteklenen iyi bir sunum son derece etkili bir araç. Bunun farkında olarak devam edelim.

Sunumumuzu planlarken aşağıdaki soruların cevaplarını belirleyerek başlayabiliriz.

  • Neden bu sunumu ihtiyacımız var
  • Sunum öncesi hangi planlamaları yapmamız gerekiyor
  • Fikrimizi ya da anlatacaklarımızı aktarmanın en etkili yolları neler olabilir
  • Sunum için ne zaman hazır olabilirim (nelere ihtiyacım var)

Sıkıcı Sunumların Sebepleri

  • Bilgisizlik
  • Tutku, istek eksikliği
  • Planlamama
  • Doğru beklentileri oluşturamamak
  • Fazla bilgi aktarmak, bilgiye boğmak
  • Görsel olarak abartma
  • Prova yapmamak

Nasıl Hazırlanmalı

  • Mind mapping tool’ları kullanarak fikiri olgunlaştırın
  • Gerçek hayattan örnekler, hikayeler bulun
  • Araştırın.. Daha çok araştırın…
  • Sorulara cevaplar verin. Dinleyici gibi düşünün sunumunuz sorulara yanıtlar içersin.
  • Belge, grafik, gerçek veriler, sonuçlar, istatistikler ile destekleyin.

Doğru Akış

  • Sunumun mantıksal akışını hazırlayın, izleyin, kontrol edin, gerekirse değiştirin
  • Gerekli olmadığnı düşündüğünüz her şeyi çıkarın
  • Basit güzeldir unutmayın 🙂
  • Sunumu yakın çevrenizle paylaşın, akışta rahatsızlık veren noktalar olup olmadığını sorun.

Sunumu Geliştirmek

  • Konuya ilişkin gerçek hayattan kişilerin, firmaların görüşlerine yer verin
  • İnteraktivite yaratın
  • Bullet’lar oluşturun, konuları anlaşaılabilir parçalara ayırın, izleyenlerin takibini kolaylaştıracak araçlar kullanın
  • Slide’ları okumayın.
  • Ve elbette… pratik… pratik… pratik…
Mayıs 24

Rita Mulcahy kansere yenildi

Tüm zamanların en çok satan Proje Yönetimi kitabının yazarı ve RMC Project Management’ın kurucusu Rita Mulcahy 15 Mayıs 2010 tarihinde 50 yaşında hayatını kaybetti. 2005 yılında kanser teşhisi konulan Mulcahy, geçtiğimiz 5 yıldır bir yandan kanserle savaşını sürdürürken, diğer yandan seminerlere ve yazarlığa devam ediyordu.

Üzücü haberi duyurduktan sonra biraz da kendi adma yorumlarımı yazmak istiyorum. Birçok kişi gibi ben de Rita ile PMP hazırlığı sırasında tanıştım. PMBOK’ın yorucu anlatımından sonra Rita’nın kitabı son derece anlaşılır, akıcı ve keyifli gelmişti. Bir sınav hazırlık kitabı olmaktan çok başvuru kitabı olarak zaman zaman faydalandığım bu kitabın yazarının ölümünü duymak çok üzücü oldu. Dünyanın bir ucunda hiç görmediğim bir insan, öldü. Üzüldüm. Daha da üzücüsü yine kanser. Kanser ölümün yeni adı oldu.

Rita, Proje Yönetimi camiasında her zaman hatırlanacak.

Detaylı bilgi için tıklayınız…

Mart 30

Öğrenilen Dersler (Lessons Learned)

Bir proje sonunda, gerçek anlamda edinilen dersleri adresleyebilen bir “Lessons Learned” dokümanına sahip olabilmek, çoğunlukla ancak iyi yönetien bir sürecin sonunda mümkün olabiliyor. Dikkat, bağlılık, dokümantasyon yeteneği, kurum kültürü ve kaynaklara bu çalışma için gerekli zaman ve fırsatın tanınmış olması, bu konuda öne çıkan faktörler.

Öğrenilmiş dersler, proje yönetim süreçlerini geliştirmek, yönetim karar alma mekanizmalarını geliştirmek , organizasyonel bilgi birikimini geliştirmek, sonraki projeler için işimizi nasıl daha iyi yaparız sorusuna cevap bulmada önemli bilgi birikimi sağlıyor. Bilgiyi toplamak ve kayıt altına almak için bir süreç geliştirmek, bu bilgiyi erişilebilir bir lokasyonda tutmak, bu bilginin sonraki projeler için yol gösterici olacak yapıda düzenlenmesi önem kazanıyor.

Genelde yapılan hata, proje sonunda bu dokümanı oluşturmak. Proje bitiyor ve genelde proje yöneticisi tek başına eline kağıdı kalemi alıp bu dokümanı oluşturmaya çalışıyor. Oysa projenin adımları ve fazlarının sonunda – tecrübe ile bu zaman aralıkları daha iyi belirlenebiliyor -bu bilgiyi toplamak sınıflandırmak hem proje sonunda yapılacak iş yükünü azaltıyor, hem de bilginin eskimesi, kaybolması riskini de azaltıyor.

Örnek bir Lessons Learned dokümanına buradan erişebilirsiniz. Bu dokümanın kesin ve önceden belirlenmiş bir formatı yok, doğru olan kendi ihtiyaçlarınıza göre formatı, detay seviyesini belirlemek. Bu süreçte şu soruyu unutmamak da fayda var. “Neleri daha iyi yapabilirdik? Sonraki projelerde bu hataları yapmamak, ya da işimizi daha iyi yapmak için neleri geliştirebiliriz”. Hazırladığınız doküman bu soruların cevapları hakkında fikir verebiliyorsa büyük oranda doğru hazırlanmış oluyor.
Her projenin sonunda sahip olduğumuz bu bilgi, proje başarılı olsun olmasın belki de en önemli kazanım. Ancak bunun farkında olan kurumlar gelişiyor, maliyetlerini düşürmeyi, süreçlerini iyileştirmeyi başarabiliyor.

Mart 23

Süreç Girdi Çıktı Tablosu (Inputs-Outputs)

PMP sınavı hazırlığı sırasında input, output’ları öğrenirken bir input’un hangi process’e input olduğu, ya da bir output’un hangi process’in outputu olduğunu tüm tablolarda aramadan görebilmek amacıyla aşağıdaki örnekteki formatta bir tablo hazırladım. Dokümanı Excel formatında indirmek için tıklayın…

Inputs – Outputs Input To Output Of
Accepted Deliverables Close Project or Phase Verify Scope
Activity Attributes Sequence Activities, Estimate Activity Resources, Estimate Activity Durations, Develop Schedule Define Activities
Mart 19

PERT

PERT olarak bilinen yöntem iyimser, kötümser, ve beklenen zaman değerlerini belirleyip, bir formül ile tek bir sonuç oluşturmaya yarar. Hangi durumlarda kullanılması gerekliliği, güvenirliği, uygulamaları, detaylı açıklamalara PMP Hazırlık kitaplarında ve internet’de birçok kaynaktan ulaşabilirsiniz.

Burada yalnızca Pert formülü ve ilgili diğer hesaplamalara ilişkin notlar paylaşılmıştır.

Mart 19

Kazanılmış Değer Analizi Formülleri – Earned Value Management Formulas

Kazanılmış Değer Analizi ( Earned Value ) konusuna ilişkin olarak sınavda bir kaç soru ile karşılaşmanız muhtemel. Her yazıda sınava yönelik bilgilerin yanında gerçek hayattaki uygulamalarına ilişkin de bilgi sağlamaya çalışıyorum. Bu konuya ilişkin internet’de ve kitaplarda tonla bilgi bulabilirsiniz ancak Murat Deniz’in yazdığı aşağıdaki makaleyi okumanızı öneririm.

Konu başlığı Formüller olduğundan Earned Value hesaplamalarında kullanılan terimleri ve formüllere bakalım. Belirtmekte fayda var PMBOK’da bu formüllerin tamamına yer verilmiyor ancak bu sınavda diğer formülleri kullanmanız gereken sorular çıkmayacağı anlamına gelmiyor. Dikkat…

Mart 19

Bir proje yöneticisinin bilmesi gereken önemli kişiler

Hem PMP hazırlık sürecinde, hem de Proje Yönetimi uygulamaları sırasında uygulanan birçok metod, teori ve yaklaşımı geliştiren kişilerin listesini aşağıda oluşturmaya çalıştım. Özellikle sınava girecek olanların bu isimleri bilmelerinde fayda var. PMBOK’ı incelerken bu isimlerin ve teorilerinin bir kısmına rastlayabilirsiniz. Rita, Kim Heldman, Head First ve PMBOK’ı okurken not aldığım isimlerin tümü aşağıda. Bu isimlerin dışında kalanları da bilgi verirseniz ekleyip listeyi geliştirebiliriz.

W. Edwards Deming – Wikipedia, the free encyclopedia

Plan – Do- Check- Act

Philip B. Crosby – Wikipedia, the free encyclopedia

Zero Defects, Prevention

Joseph M. Juran – Wikipedia, the free encyclopedia

Fitness for Use, Conformance

Vilfredo Pareto – Wikipedia, the free encyclopedia
80/20 kuralı

Kaoru Ishikawa – Wikipedia, the free encyclopedia
Ishikawa Diagramı

David McClelland – Wikipedia, the free encyclopedia
Theory of Needs

Malcolm Baldrige, Jr. – Wikipedia, the free encyclopedia
Process Improvement Model

Walter A. Shewhart – Wikipedia, the free encyclopedia
Plan – Do – Check – Act

Douglas McGregor – Wikipedia, the free encyclopedia

Theory X – Theory Y

Abraham Maslow – Wikipedia, the free encyclopedia
Hierarchy of Needs

Frederick Herzberg – Wikipedia, the free encyclopedia
Motivation – Hygiene

Victor Vroom – Wikipedia, the free encyclopedia
Expectancy Theory – Achievable Targets

William Ouchi – Wikipedia, the free encyclopedia
Theory Z

Armand V. Feigenbaum – Wikipedia, the free encyclopedia
Toplam Kalite Yönetimi – TQM

Eliyahu M. Goldratt – Wikipedia, the free encyclopedia
Critical Chain

Bruce Tuckman – Wikipedia, the free encyclopedia
Tuckman’s Stages (Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning)

Geert Hofstede – Wikipedia, the free encyclopedia
Cultural Dimension of Individualism

Ken Blanchard – Wikipedia, the free encyclopedia

Situational Leadership Model

Paul Hersey – Wikipedia, the free encyclopedia

Situational Leadership Model

Mart 17

PMP Sınavı Hazırlık Süreci

PMBOKHerşeyden önce şunu belirterek başlamak lazım. Aşağıdaki yazı “PMP – Nasıl Çalışmalı?” türünden bir yazı değil. Bu yazılara pek de inanmıyorum. Sonuçta öğrenme kişiden kişiye değişen bir süreç ve herkesin kendini tanıması ve kendisi için en uygun yöntemi geliştirmesi esas olan.

Bu ufak hatırlatmadan sonra başlayalım… PMP sınavına girmeye karar verdiğimde uzun bir çalışma maratonu gerektiğini tahmin edebiliyor, ama bunun için ne kadar zaman ayırmam gerektiğini kestiremiyordum. Bu arada, sertifikanın bir işe yaramayacağı, bu işin kitapla olmayacağı, gerçek hayatta işlerin böyle yürümediği gibi onlarca önyargılı yorum da yapıldı elbette benim çevremde de. Pek kulak asmadım. Bilirsiniz çok klasiktir bu tarz yaklaşımlar.

Özellikle “bizim toplumumuzda”. “Biz” farklıyızdır… işler “biz”‘de öyle yürümez…”biz”‘de müşteri de farklıdır. İstekleri hiç bitmez… Bu sertifikalar zaten işleri yavaşlatmaktan başka bir işe yaramaz. Metodolojiler de öyle.. Hem tecrübe önemlidir. İnsan ilişkileri önemlidir… Bunlar böyle sürer gider. Yazmamak, okumamak, iletişim, etik, nezaket vs.. konularındaki hastalıklarımıza, alışkanlıklarımıza uzun uzun değinecek değilim. Bunlar başka bir yazının, belki de henüz kimsenin cesaret edip yazamadığı biz nasıl adam oluruz kitabının konusu.
Biz konumuza dönecek olursak bütün bu fikirleri, önyargıları duymazdan gelip hazırlanmaya karar verdim. Önce internet’de araştırma yaparak başladım. Bookmark’larımda PMP isimli bir klasör oluşturup ilgili siteleri, blogları eklemeye başladım. Bu klasör’ü daha sonra düzenledim, bu bilgilere buradan ulaşabilirsiniz. Blog’lar, forum’lar, Podcast’ler, Eğitim kurumlarının linkleri bu klasör içinde yer aldı.

Sonraki süreci şöyle özetleyebilirim.

  • PMI’a üye oldum.
  • PMI sitesinden PMBOK’ı indirdim.
  • Kim Heldman, Rita Mulcahy, Andy Crowe, Head First PMP kitaplarını satın aldım.
  • PMBOK’ı hızlı bir şekilde okudum, gözden geçirdim (Bu aşamada öğrenmekten çok büyük resmi görmeme yaradı)
  • Head First PMP kitabını okudum (Görsel hafızanız iyiyse bu kitap tam size göre)
  • Head First PMP testlerini çözdüm
  • ITTO’ları ezberlemenin gereksizliğini keşfettim
  • KA&PG (Knowledge Area & Process Groups) tablosu,
  • KA&PG’lere göre ITTO tablosu,
  • Tools ve Techniques tablosu (ITTO tablosunun tersten olanı gibi düşünebilirsiniz.),
  • PMP Formülleri,
  • Rita’s Process Chart,
  • Kendi PMP sözlüğümü
  • Ve küçük flashcard’lar hazırladım.
  • Rita Mulcahy’nin kitabını okudum. Okudukça sevdim ve daha dikkatli okudum.
  • Kim Heldman’ın kitabını baştan sona okumadım, bu konularda Kim ne demiş acaba dediğim konulara baktım. Kim Heldman’ın kitabı diğer kitaplar gibi Knowledge Area’lara göre değil Process Group’lara göre düzenlenmiş. Bu anlamda tarzı ve yapısı biraz farklı gelebilir. Tekrar etmekte fayda var bunlar benim tecrübelerim ve kişiye göre değişebilir. Kendi yönteminizi geliştirmeniz doğru olan.
  • PMBOK’u daha dikkatli bir şekilde tekrar okudum. Tekrar okumaya başladığımda herbir cümlenin, ifadenin, kitabın yapısının, anlatımın ne kadar tutarlı ve düşünülerek hazırlanmış olduğunu ve bu kitabın önemini kavradım.
  • Test çözmeye başladım.
  • Her sorunun cevabını, yanlışsa neden yanlış yaptığımı not ettim ve eksiklerimi çalıştım.
  • Bol bol tekrar, test çözme, notlarımı düzenleme, öğrendiklerimi yazma yoluyla ilerleme kaydettim.

Benim hazırlık sürecim kısaca böyle geçti. Yaklaşık üç ay, ortalama günde iki-üç saat ayırdığımı söyleyebilirim. Yukarıda kendi hazırlık sürecimi kısaca anlatmaya çalıştım. İki noktanın çok önemli olduğunu düşünüyorum, birincisi yetişkinlerin öğrenmesine dair. Yetişkinler sevdikleri, kabul ettikleri, anladıkları, hak verdikleri konuları daha kolay öğreniyorlar. Okudukça, çalıştıkça PMI yaklaşımını seviyorsanız işiniz kolay. Satırlarla, ifadelerle, yaklaşımla kavga ediyorsanız bir sorununuz var diyebilirim. İkincisi sınav ve sorular. Öğrenmek anlamak için çalıştım. Sınava yönelik çalışma diye bir şey yok. Bu sınavın başarısı da orada zaten.
Yazımı yabancı bir blog’da okuduğum “ne zaman hazır olurum” sorusunun çarpıcı cevabı ile bitirmek istiyorum

“PMBOK’u öğrenci kadar değil, öğretecek kadar anladığınız zaman”

Mart 17

Proje Yönetimi Terimleri

Kurumlarda Proje Yönetimi yaklaşımının gelişmesiyle beraber daha çok PMP organizasyonlarda yer buluyor.  PMP sertifikası sahibi ya da PMI kavramlarına hakim kişilerin çalıştıkları organizasyonlarında Proje Yönetimi alanında yaşadıkları sıkıntılardan belki de en önemlisi Ortak Terminoloji.  Proje Yöneticisi olmayan kişilerin de temel Proje Yönetimi eğitimi almaları bunu aşmanın yollarından biri ancak bu maliyetli olduğu gibi 15-20 saatlik eğitim sonucunda kişilerin bu kavramlara hakim olmalarını beklemek çok da doğru olmuyor. Kurum içinde kişiler tarafından erişilebilir bir Proje Yönetimi sözlüğü bu anlamda faydalı olabilir. PMBOK® Türkçe’nin yayınlanması ile birlikte kavramların Türkçe’leri konusunda da bir mutabakat sağlanır umarım. Aşağıdaki link hem PMP sınavına hazırlanırken hem de işte faydalandığım ve paylaştığım iki kaynak. Umarım işinize yarar.

http://www.maxwideman.com/pmglossary/index.htm

http://www.allpm.com/glossary.php