Haziran 16 2010

PPM Araçları Uyarlama

PPM aracı uyarlaması zahmetli bir süreç. Bu nedenle bir süre sonra uyarlamanın kendisi bir amaç haline gelebiliyor. Oysa PPM tool’u bir araçtır ve uyarlama süreci bize eksiklerimizi, iyileştirmemiz gereken yönlerimizi iyileştirme fırsatı sunar. Süreci doğru yürütürsek, hedefimizi doğru koyarsak, gereksinimlerimizi doğru adresler ve bunun için gerekli çabayı göstermek için kurum içinde farkındalık yaratır ve benimsetirsek, PPM uyarlama projeleri sonunda yalnızca bir araç’a değil, iyileştirilmiş süreçlere ve önemli kazanımlara ulaşabiliriz. Tüm PPM araçları uyarlama yol haritalarına baktığımızda “keep it simple” önerisi ile karşılaşırız. Basit ile basitlik farklı şeyler. Bunun sık sık yanlış algılandığına şahit oluyoruz. Uyarlama’da bilinçili olarak basit formlar akışlar kullanma hedefini koymuş olabiliriz ancak sonrası için varılacak olgunluk seviyesi planlamalı ve bunun için hedef belirlenmelidir. PPM aracında customization ihtiyacı mutlaka olacaktır. Burada karar verilirken zor-kolay, maliyetli-değil’den çok gereksinim olup olmadığı sorusunun cevabı aranmalıdır.  Do not try to solve everything at the beginning. Doğru. Başlangıçta herşeyi çözemeyiz… Ama planlayabiliriz. Aşamalı olgunlaşma yaklaşımı ve Rolling Wave Planning kavramları PMBOK’tan aşina olduğumuz kavramlar. O halde yukarıdaki ifadeye “but try to plan everything in beginning” eklemekte bir sakınca yok. Proje yönetiminin ve gereksinim analizinin temelinde de bu var… Detayları farklı seviyelerde olmak koşuluyla herşey belirli seviyede planlanabilir.

PPM entegrasyonu boyunca birçok birim, kişi, sistem, kültür, davranış şekilleri etkilenecek…Birçok paydaş olacak… birçok kişiye, birime iş düşecek… görüş ayrılıkları olacak…

Yola çıkarken bunların farkında olmak önemli… Başarılı ve amaca hizmet eden bir uyarlama ancak bütün bunların farkında olarak başarılabilir.

Share
Haziran 15 2010

Proje Yönetim Ofisi Süreçleri

Bir Proje Yönetim Ofisi’ni yapılandırma sürecinde, Proje tipleri ve büyüklüğüne uygun olarak ölçeklenebilen, sadece ne yapılacağını değil, 5N1K sorularının cevaplarını da içeren süreçler oluşturmaya ihtiyacımız var. Kalite Birim’leri bu konuda kurum içinde gerekli yönlendirmeyi ve bilgiyi paylaşacaklardır. Süreç, prosedür, talimat vb. yapıların hangisinin hangi bilgiler için uygun yer olduğu kurum içinde kalite ile birlikte verilmesi gereken kararlar sonucunda belirlenmeli.

Bu yapılanma sürecinde farkındalık önemli. En azından Blog’da terminoloji bölümündeki kavramlar konusunda görüş ayrılıkları olmamalı ve farkındalık sağlanmalı. Süreçler, çalışanlar, kurum kültürü, PPM araçları, ortak çalışma araçları, portal’lar, dosya sunucuları bunların tümü bir arada uyum içinde çalışmalı. Projeleri etkili şekilde yönetebilmek için tüm bu faktörlerin birlikte ve uyumlu çalışması önem taşıyor.

Unutulmaması gereken önemli bir nokta. Yaşadığınız ülke, çalıştığınız insanlar, kurum kültürü, kurumsal varlıklarınız, farklılıklarınız. Hiçbir kitap, yaklaşım, metodoloji size mucize yaratamaz. Üst yönetim desteği, çalışan direncini yönetmek, farkındalık, stratejik yaklaşımlar esas olan ve bu süreçte asıl belirleyici olacak faktörler.

Aşağıdaki linklerde konuya ilişkin makalelere erişebilirsiniz. gantthead.com Bilgi Teknolojileri Proje Yöneticileri için önemli bir kaynak. Üye olmanızı öneririm. Üyelikten sonra yazıların tamamını okuyabilirsiniz.

http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3—Tips-Tools-and-Techniques/1421/

http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3—Tips-Tools-and-Techniques/1668/

Share
Haziran 10 2010

Türkiye’de PRINCE2 Sertifikası Sınavları

Türkiye’de PRINCE2 sınavına girmek için APMG-UK sitesinden sınava ilişkin yönergeleri izlediğinizde Türkiye’de bu sınava girebilmek için yapmanız gerekenleri öğrenmek için mail ile iletişime geçmeniz isteniyor. APMG-UK ile bu konuya ilişkin bir yazışma yaptım. Yazışma sonunda “In Turkey the British Council has the facilities for delegates to take exams at their offices.” bilgisine ulaştım. British Council web sitesinde de bu konuya ilişkin bilgi yok, ancak diğer sınavlar bölümünde diğer sınavlar için iletişime geçilmesi bilgisi bulunuyor.

British Council‘den Educational and Professional Exams Assistant Can KARA‘ya konuya gösterdiği ilgiden ve yardımından dolayı teşekkür ederim. Can bey göndermiş olduğu mail’de süreci açıklamış. Süreç kısaca şu şekilde işliyor;
APM Group PRINCE2 Proje Yönetim metodolojisi sertifikasyonu programında Foundation ve Practitioner olmak üzere 2 adet sertifika programı mevcut. PRINCE2 Foundation sınavının süresi 1 saat, çoktan seçmeli ve 75 sorudan oluşuyor. PRINCE2 Practitioner sertifikasına sahip olmak için ise Foundation sertifikasına sahip olma şartı aranıyor. PRINCE2 Practitioner sınavı ise 2.5 saat sürüyor ve size verilen senaryoyla ilgili sorular soruluyor.

Bu sertifikalara sahip olabilmek için APMG-UK’in sitesinden kaydınızı yaptırmanız gerekiyor. Kayıt gerçekleştiğinde bilgileriniz bu kuruluş tarafından British Council Istanbul’a iletiliyor ve British Council gireceğiniz sınavla ilgili detayları paylaşmak üzere sizinle kontağa geçiyor. British Council Istanbul ofisi olarak bu sınavın oturumunu gerçekleştiriyor ancak sertifika programı ile ilgili herhangi bir kurs ya da çalışma materyali sağlayamıyor.

Sınavla ilgili daha fazla bilgi ve kayıt için http://www.apmg-international.com/apmg-uk

PRINCE2 sertifika programı ve kayıt sürecinde dair sorular için British Council’in Educational and Professional Exams e-mail adresi ise: epe@britishcouncil.org.tr

Share
Haziran 10 2010

PMBOK PRINCE2 Karşılaştırma!

PMBOK vs PRINCE2 - Elma ile ArmutBaşlığın sonundaki ünlem dikkatinizi çekmiştir. Birbirinin alternatifi iki kavramdan bahsetmiyoruz. Ünlem bunun için orada. Öncelikle PMBOK bir metodoloji değil. Bunu çeşitli yazılarda sürekli tekrarlıyoruz. PMBOK bir yaklaşım, Proje yönetimi bilgi alanlarına göre yapılandırılmış bir rehber. Bilgi ve yöntemlerin bire bir uygulanması söz konusu değil. Projenin niteliği, organizasyon vb. birçok faktör gözönünde bulundurularak uygulanması ve uyarlanması gerekiyor. PRINCE2 ise bir proje yönetim metodolojisidir. Proje yaşam döngüsünü derinlemesine ve adım adım tarif eder, modeller ve uygulanmasını ister.

Aşağıdaki doküman bu anlamda bir karşılaştırmadan çok aynı noktadan her iki yaklaşımının belirli alanlarına bakabilmek açısından faydalı. Birinin diğerine üstünlüğü söz konusu değil. Bir yaklaşımda yer almayan her konunun orada olmamasının bir amacı, bir sebebi var. Örneğin PRINCE2 tedarik yönetimini kapsamaz. Bunu başka bir disiplinin alanına giren ve detaylıca ele alınması gereken bir konu olarak değerlendirir.

PMBOK ve PRINCE2’nin yaklaşımı ve birbirinin kapsamı ve bilgi alanlarına göre karşılaştırıldığı dokümana aşağıdaki linkten erişebilirsiniz.

A-comparison-of-Prince-2-vs-PMBOK

Share
Haziran 9 2010

Büyük Kaçış’dan Proje Dersleri (Project Lessons from The Great Escape)

Proje yönetim planınız hazır. Mükemmel olduğunu düşünüyorsunuz. Hayatınız üzerine bahse girer misiniz? Sonunda ölüm kalım söz konusu olsa yine bu kadar emin olabilir misiniz? İkinci Dünya Savaşı sırasında bir grup savaş esiri tam da bunu yaptılar. Kamp’ta bulunan 220 kişinin hayatı bir projenin başarısına bağlıydı. Kaçılamaz olduğu düşünülen bir kamp’tan kaçmak için gizlice tüneller kazdılar. Mahkumlar tüm bu işi bir proje olarak ele aldılar ve bugünün proje organizasyonlarının tekniklerinin birçoğunu kullandılar.

Bu olayı proje yönetimi açısından ele alan ve PMBOK‘ın 9 Bilgi Alanına göre değerlendiren bir kitaptan bahsediyorum. Kitap hayatlarını ortaya koyan insanların başarıları ve başarısızlıklarından çıkarılabilecek önemli dersler içeriyor.

1963 yılı yapımı The Great Escape filminde de anlatılan bu gerçek olay 20. yüzyılın en önemli kaçış girişimlerinden biri. Stalag Luft III esir kampından kaçış hangi şartlar altında gerçekleşti? Kaçış nasıl planlandı ve yürütüldü? Kaçılamaz olması için tasarlanmış bir kamptan kaçarken hangi engeller ve zorluklarla karşılaşıldı? Bunların üstesinden gelmek için neler yapıldı? Proje süreci nasıl izlendi. Kitap PMBOK yaklaşımıyla bu süreci değerlendiriyor.

http://www.amazon.com/Project-Lessons-Great-Escape-Stalag/dp/1895186803/ref=pd_bxgy_b_img_a

Detaylı sunuma da buradan ulaşabilirsiniz.

http://www.amazon.com/Project-Lessons-Great-Escape-Stalag/dp/1895186803/ref=pd_bxgy_b_img_a
Share
Category: Kitap | LEAVE A COMMENT
Haziran 3 2010

Kontrat Tipleri ve Riskler

Aşağıdaki grafikte kontrat tiplerinin alıcı ve satıcı (PMBOK’ın ifade ettiği şekliyle Buyer – Seller ifadelerinin karşılığı olarak) arasında yapılan kontrat’ın tipine göre hangi taraf açısından daha yüksek risk taşıdığı görülüyor. İlgili kontrat tipleri aşağıda açıklanmıştır. İlgili kontrat tiplerinin detayları için PY kitaplarına ya da Google’a başvurabilirsiniz.

CPPC : Cost Plus Percantege of Cost
CPFF : Cost Plus Fixed Fee
CPAF : Cost Plus Award Fee
CPIF : Cost Plus Incentive Fee
T&M : Time and Material
FPEPA : Fixed Price with Economic Price Adjustment
FPIF : Fixed Price Plus Incentive Fee
FP : Fixed Price

Share
Haziran 2 2010

PMP Sınavı – Başarısız Olma Nedenleri

PMP® sınavına girip başarısız olan adayların aktarımlarından ve gözlemlerden edinilen sonuçlara göre sınavda başarısız olma nedenlerini aşağıdaki başlıklar halinde özetleyebiliriz. Bu nedenlerin çoğu kaçınılabilir nedenler. Bunların farkında olmak ilk adım.

  • Sınavı hafife almak
    Birçok katılımcı bu sınavın hayatlarında girdikleri en zor sınav olduğunu söylüyorlar. Çalışma süreci için de aynı şey söylenebilir. Bir sorunun üstesinden gelmenin ilk şartı o sorunun ciddiyetinin farkında olmak. Kolay bir sınav değil, iyi hazırlanmış olmak gerekiyor. Bir çok aday bu cümlenin anlamını sınavdan çıktıktan sonra daha iyi anlıyorlar.
  • Çalışılan kurumda PMI® yaklaşımının benimsenmemiş olması
    PMI® yaklaşımını benimsemiş bir kurumda proje yöneticisi olarak çalışıyorsanız soruların %20 – %30’unu çözmek sizin için daha kolay diyebiliriz. Aksi takdirde size düşen biraz daha fazla çalışmak. Bu arada unutmadan, burada gerçekten benimsemiş olan ve uygulayan kurumlardan bahsediyoruz. 🙂
  • Yetersiz ve amaca uygun olmayan hazırlık
    Varsayımlar bizi istenmeyen sona sürükleyebilir. Ben tecrübeliyim, yıllarca ders çalıştım sınava girdim, tecrübeli proje yöneticisiyim, bir iki defa kitabı okurum, zaten analitik düşünceye sahibim, zaten çoktan seçmeli değil mi sınav, doğru olanı bulurum demeyin. Ya da isterseniz deneyin ve görün 🙁
  • Soruyu yeterince okumamak ve ne sorulduğuna dikkat etmemek
    Yıllarca ÖSS,ÖYS birsürü sınava girip çıkmış insanlar olarak bu maddeyi artık bildiğimizi kabul edebiliriz. Ya da etmemeli miyiz? Hala bu hataya düşüyor muyuz? Soruda sizden ne istendiğine dikkat edin.
  • Sınav ortamı için hazırlanmamak
    Yetkili sınav merkezinin web sitesinden sınav merkezi hakkında detaylı bilgilere ulaşın. Yanınıza neler alabilirsiniz, sınav ne kadar sürüyor, ne kadar ara verebilirim gibi bilgiler yanında sınava girmiş olanlara tecrübelerini sorun. Özel durumlarınız olabilir. Bunlar hakkında sınav öncesi bilgi sahibi olun.
  • Bilgiyi test formatındaki sınavlarda kullanamamak
    Kısa süre içinde konudan konuya atlayan soruları çözmeniz bekleniyor. Bilgi orada bir yerde beyninizde, ama onu test ortamında kullanabilmek pratik gerektiriyor. Pratik… pratik… pratik…
  • Aşamalı ve düzgün bir çalışma planı eksikliği
    Planlayın. Hangi kaynaktan ne zaman ne şekilde çalışacağınızı planlayın. Ne zaman tesstlere başlayacağım, test sonuçlarımı nasıl değerlendireceğim, hepsini planlayın. Testlerde %80 oranında başarı elde edince şunu yapacağım gibi hedefler koyun.
  • Yanlış materyal (kitap, podcast, flashcard, test) seçimi
    Ben Rita, PMBOK, Head First diyorum. Kim Heldman mı dediniz? Çok iyi bir kitap ama sınava uygun mu? Bana öyle değil gibi geldi. Daha doğrusu benim çalışma stilime. Belki de sizin başka bir öğrenme alışkanlığınız var. Biraz inceleyin kitapları. Size uygun kaynağı ancak siz bilebilirsiniz.
  • Sınav hazırlık süreci ile sınav arasında fazla zaman bırakmak
    Hazır olduğunuzu hissediyorsanız ve testlerde başarılı iseniz sınava girin.
  • Sınav sırasında endişe ve kaygıyı kontrol edememek
    Projeler yönetiyorsunuz. Gerginliğe, sorunlara, krizlere alışıksınız muhtemelen. Bu nedenle bu madde sizin için geçerli değil. Yoksa yanılıyor muyum ? 🙂
Share
Haziran 2 2010

Tuckman Modeli

Proje yöneticisi, C. Kormanski tarafından tanımlanan “Tuckman modeli” adı ile bilinen grup dinamikleri yöntemi ile ekibine bilinçle yaklaşabilir ve uygun liderlik tarzını uygulayabilir. Bu modelde grup dinamikleri 5 sırada incelenebilir. Grubun olgunluk seviyesi, görevler ve davranış ilişkisine göre değerlendirilerek grup performansı aşamalara bölünür.

Oluşum (forming)

Grubun girdiği ilk aşamadır. Grup üyeleri birbirleri ile tanışırlar, projenin genel amacını ve ekip yapısının nasıl olacağını öğrenirler. Bu aşamada, proje yöneticisinin amacı, ekip üyelerinin, proje örgütü, iletişim yapısı ve temel sorumluluklarını anlamalarını sağlamaktır.

Proje yöneticisi basit ekip oluşturma aktiviteleri düzenleyebilir.

Karışma (storming)

Ekip hızla,, basit görevler için verilen duygusal yanıtların ve grup içi çelişkilerin ortaya çıktığı karışma aşamasına girer. Karışma davranışları ekip üyelerinin verilen görevleri anlamaya başlamaları ve proje liderlik yapısını sınadıkları tipik bir dönemdir. En çok görülen tepkilerin nedenleri, görevin büyüklüğü, verilen zamanın az olduğunun düşünülmesi ve bu aşamaya kadar yapılmış olan planlama ve izleme çalışmalarının göreceli olarak az olmasıdır.

Proje yöneticisinin görevi bu normal aşamanın geçirilmesinde ekip üyelerine yardım etmek ve çelişkilerin kabul edilebilir bir düzeyde çözümlenmesini sağlamaktır.

Düzenlenme (norming)

Bu dönemin özelliği, görevlerle ilgili düşüncelerin açıkça ifade edilmesi, iletişimin düzenli olması, ekip üyelerinin daha işbirlikçi olmaları ve uyum göstermeleri ile tanımlanır. Bu safhada ekip, ekip üyelerinin performanslarından beklenenleri oluşturur ve bireyler ekip içindeki gerçek rollarini tanımlarlar.

Proje yöneticisi, bilginin etkin biçimde dağıtılmasını özendirerek ve ekip içinde birlik, yüksek moral ve üretkenliğin artırılmasını sağlayarak çok etkin olur.

Çalışma (performing)

Ekip, beklentileri yerine getirmek için çalışır. Ortaya çıkan sorunlar ve çelişkiler normal seviyelerdedir. Ekip gerekli teknikleri ve prosedürleri kullanarak bunları halletmek için çalışır. Ekip üyeleri bağımsız hale gelirler ve işlevsel ilişkiler bu durumu devam ettirir. Bu aşamada, proje yöneticisinin ana rolü, ekip performansını ve birbirleri ile etkileşimlerini kolaylaştırmak ve sorunlar çıktıkça çözmektir.

Çözülme (adjourning)

Hem en kolay, hem de en zor aşamadır. Projenin sonunda ulaşılan yüksek performans seviyeleri çok büyük kişisel tatmin verir. Bu durumda, sıkı çalışma temposu ve yoğun katılımın ardından gelen çözülme ile büyük bir boşluk duygusu ve bir sonraki proje için endişe oluşabilir.

Proje yöneticisi, olumlu bir ortamın yaşanması için uğraş vermelidir. Ekip ve ekip üyelerinin performansları ile ilgili tanıtım ve kutlamaların yapılması bu aşamadaki ana işlerdendir.

Ekip genişmesinde, bu beş aşama sıralı bir gelişim gösteriyor gibi olmasına rağmen, genelde böyle seyretmez. İki ya da daha fazla safhanın aynı anda olması sıkça görülür. Proje yöneticileri, bu safhaları anlamalı ve gerekli uygulamaları yaparak ekibin çalışmalarını düzenlemelidirler.

Yararlanılan kaynak: Bilişim Projeleri Yönetimi El Kitabı, Türkiye Bilişim derneği, Ağustos 1998

Share