Mart 30 2016

Öğrenilen Dersler (Lessons Learned)

Bir proje sonunda, gerçek anlamda edinilen dersleri adresleyebilen bir “Lessons Learned” dokümanına sahip olabilmek, çoğunlukla ancak iyi yönetien bir sürecin sonunda mümkün olabiliyor. Dikkat, bağlılık, dokümantasyon yeteneği, kurum kültürü ve kaynaklara bu çalışma için gerekli zaman ve fırsatın tanınmış olması, bu konuda öne çıkan faktörler.

Öğrenilmiş dersler, proje yönetim süreçlerini geliştirmek, yönetim karar alma mekanizmalarını geliştirmek , organizasyonel bilgi birikimini geliştirmek, sonraki projeler için işimizi nasıl daha iyi yaparız sorusuna cevap bulmada önemli bilgi birikimi sağlıyor. Bilgiyi toplamak ve kayıt altına almak için bir süreç geliştirmek, bu bilgiyi erişilebilir bir lokasyonda tutmak, bu bilginin sonraki projeler için yol gösterici olacak yapıda düzenlenmesi önem kazanıyor.

Genelde yapılan hata, proje sonunda bu dokümanı oluşturmak. Proje bitiyor ve genelde proje yöneticisi tek başına eline kağıdı kalemi alıp bu dokümanı oluşturmaya çalışıyor. Oysa projenin adımları ve fazlarının sonunda – tecrübe ile bu zaman aralıkları daha iyi belirlenebiliyor -bu bilgiyi toplamak sınıflandırmak hem proje sonunda yapılacak iş yükünü azaltıyor, hem de bilginin eskimesi, kaybolması riskini de azaltıyor.

Örnek bir Lessons Learned dokümanına buradan erişebilirsiniz. Bu dokümanın kesin ve önceden belirlenmiş bir formatı yok, doğru olan kendi ihtiyaçlarınıza göre formatı, detay seviyesini belirlemek. Bu süreçte şu soruyu unutmamak da fayda var. “Neleri daha iyi yapabilirdik? Sonraki projelerde bu hataları yapmamak, ya da işimizi daha iyi yapmak için neleri geliştirebiliriz”. Hazırladığınız doküman bu soruların cevapları hakkında fikir verebiliyorsa büyük oranda doğru hazırlanmış oluyor.
Her projenin sonunda sahip olduğumuz bu bilgi, proje başarılı olsun olmasın belki de en önemli kazanım. Ancak bunun farkında olan kurumlar gelişiyor, maliyetlerini düşürmeyi, süreçlerini iyileştirmeyi başarabiliyor.

Share
Mart 2 2016

PMP Sınavı – Başarısız Olma Nedenleri

PMP® sınavına girip başarısız olan adayların aktarımlarından ve gözlemlerden edinilen sonuçlara göre sınavda başarısız olma nedenlerini aşağıdaki başlıklar halinde özetleyebiliriz. Bu nedenlerin çoğu kaçınılabilir nedenler. Bunların farkında olmak ilk adım.

  • Sınavı hafife almak
    Birçok katılımcı bu sınavın hayatlarında girdikleri en zor sınav olduğunu söylüyorlar. Çalışma süreci için de aynı şey söylenebilir. Bir sorunun üstesinden gelmenin ilk şartı o sorunun ciddiyetinin farkında olmak. Kolay bir sınav değil, iyi hazırlanmış olmak gerekiyor. Bir çok aday bu cümlenin anlamını sınavdan çıktıktan sonra daha iyi anlıyorlar.
  • Çalışılan kurumda PMI® yaklaşımının benimsenmemiş olması
    PMI® yaklaşımını benimsemiş bir kurumda proje yöneticisi olarak çalışıyorsanız soruların %20 – %30’unu çözmek sizin için daha kolay diyebiliriz. Aksi takdirde size düşen biraz daha fazla çalışmak. Bu arada unutmadan, burada gerçekten benimsemiş olan ve uygulayan kurumlardan bahsediyoruz. 🙂
  • Yetersiz ve amaca uygun olmayan hazırlık
    Varsayımlar bizi istenmeyen sona sürükleyebilir. Ben tecrübeliyim, yıllarca ders çalıştım sınava girdim, tecrübeli proje yöneticisiyim, bir iki defa kitabı okurum, zaten analitik düşünceye sahibim, zaten çoktan seçmeli değil mi sınav, doğru olanı bulurum demeyin. Ya da isterseniz deneyin ve görün 🙁
  • Soruyu yeterince okumamak ve ne sorulduğuna dikkat etmemek
    Yıllarca ÖSS,ÖYS birsürü sınava girip çıkmış insanlar olarak bu maddeyi artık bildiğimizi kabul edebiliriz. Ya da etmemeli miyiz? Hala bu hataya düşüyor muyuz? Soruda sizden ne istendiğine dikkat edin.
  • Sınav ortamı için hazırlanmamak
    Yetkili sınav merkezinin web sitesinden sınav merkezi hakkında detaylı bilgilere ulaşın. Yanınıza neler alabilirsiniz, sınav ne kadar sürüyor, ne kadar ara verebilirim gibi bilgiler yanında sınava girmiş olanlara tecrübelerini sorun. Özel durumlarınız olabilir. Bunlar hakkında sınav öncesi bilgi sahibi olun.
  • Bilgiyi test formatındaki sınavlarda kullanamamak
    Kısa süre içinde konudan konuya atlayan soruları çözmeniz bekleniyor. Bilgi orada bir yerde beyninizde, ama onu test ortamında kullanabilmek pratik gerektiriyor. Pratik… pratik… pratik…
  • Aşamalı ve düzgün bir çalışma planı eksikliği
    Planlayın. Hangi kaynaktan ne zaman ne şekilde çalışacağınızı planlayın. Ne zaman tesstlere başlayacağım, test sonuçlarımı nasıl değerlendireceğim, hepsini planlayın. Testlerde %80 oranında başarı elde edince şunu yapacağım gibi hedefler koyun.
  • Yanlış materyal (kitap, podcast, flashcard, test) seçimi
    Ben Rita, PMBOK, Head First diyorum. Kim Heldman mı dediniz? Çok iyi bir kitap ama sınava uygun mu? Bana öyle değil gibi geldi. Daha doğrusu benim çalışma stilime. Belki de sizin başka bir öğrenme alışkanlığınız var. Biraz inceleyin kitapları. Size uygun kaynağı ancak siz bilebilirsiniz.
  • Sınav hazırlık süreci ile sınav arasında fazla zaman bırakmak
    Hazır olduğunuzu hissediyorsanız ve testlerde başarılı iseniz sınava girin.
  • Sınav sırasında endişe ve kaygıyı kontrol edememek
    Projeler yönetiyorsunuz. Gerginliğe, sorunlara, krizlere alışıksınız muhtemelen. Bu nedenle bu madde sizin için geçerli değil. Yoksa yanılıyor muyum ? 🙂
Share