Nisan 10 2017

Aşamalı Olgunlaşma ve Yaklaşan Dalga Planlama

rolling_waveAşamalı Olgunlaşma ve Yaklaşan Dalga Planlama, planlamaya ilişkin kavramlar. Google’da “Progressive Elaboration” ve “Rolling Wave Planning” ifadelerini arayarak konuyla ilgili yüzlerce kaynağa ve kitaba ulaşmak mümkün. Yazının ilerleyen paragraflarında bu kavramlardan bahsedeceğim ancak önce Türkiye’de planlama’ya ilişkin bir kaç cümle etmek istiyorum. Yazının sonrasını da bu bilgi ışığında okumakta fayda var.

Planlı davranış modern batı kültürüne özgü bir davranış. Türklerin planlamaya ilişkin yaklaşımı da malum. Önceden planlama, önlem almanın işleri geciktirme, riskleri öngörmenin felaket tellallığı gibi algılandığı bir toplumda yaşıyoruz. Planlamaktan algıladığımız da çoğunlukla bir hamle sonrasına ilişkin. Planlamıyoruz, riskleri öngörmeye çalışmıyoruz. Sonra başımıza gelenleri de şanssızlık, kader gibi kavramlarla geçiştirip kabulleniyoruz. Bu kısa girişin ardından şimdi konumuza dönelim.

Proje başlangıcında detaylı planlama yapmak çoğu zaman zor olduğu gibi çok da doğru bir yaklaşım değil. Başlarken uzun vadeli ve detaylı bir planlama yapmak için gerekli bilgilere sahip olmuyoruz. Örneğin 1 yıl sürecek bir proje zaman çizelgesinde kurulum ve konfigurasyon summary task’ı altındaki aktiviteler tamamlandıktan sonra, fine tunning ve optimizasyon aktivitelerimiz olacağını biliyoruz ve fine tunning isterlerinin kurulumlar sonrası müşteri ile yapılacak çalışma sonrası belirleneceği bilgisine de sahibiz.  Ama bu aşamada bu summary task altında yer alan aktivitelerin neler olduğunu bilmediğimiz gibi gerekli efor ve sürelerini tahmin etmemiz mümkün değil!

İşte bu durumda proje zaman çizelgesinde varsayımlardan hareketle onlarca aktivite oluşturup herhangi bir bilgiye dayanmayan tahminlerde bulunup kalabalık ve detaylı görünen planlar hazırlamıyor olmak lazım. Bu aşamadan Fine Tunning ve Optimizasyon adında tek bir aktivite oluşturmak daha doğru bir yaklaşım. Bu sayede hem planlama için şu aşamada gereksiz bir efor harcanmamış hem de yanıltıcı bir plan ortaya çıkmamış olur. Ancak burada planlamadan kaçmak ya da öngörülebileni planlamamak arasında ince bir çizgi var. Bu çizgiye de dikkat etmek gerek.

Her projenin doğası gereği başında birçok belirsizlikler vardır. Proje ilerledikçe  – ilerleme, burada proje yaşam döngüsü içinde daha fazla bilgiye sahip oldukça anlamında kullanılmıştır – daha fazla bilgiye sahip oluruz. Daha fazla bilgi daha çok planlayabileceğimiz anlamına gelir.

Aktiviteleri belirlerken ve aktivite sürelerini tahmin ederken, uzak gelecekteki aktiviteler için planlamada detay seviyesi düşük ya da daha doğrusu sahip olduğumuz bilgi ile paralel olmalıdır. Bu da zaman çizgisi üzerinde ilerledikçe planlarımızı revize etmemiz gerekeceği anlamına gelir. Proje ilerledikçe kapsam değişir, değişiklik talepleri oluşur. Proje nefes alıp vermektedir aslında. Biz de planlarımızı gözden geçiririz. Planlar değişir, yeni baseline oluşturulur. Başlangıç aşamasında henüz belirsiz olan bazı isterler, gereksinimler, kısıtlar olgunlaştıkça detaylandırma yapma zamanı gelir. Çünkü bilinmeyenler artık bilinir olmaya başlamıştır.

Aşamalı olgunlaşma PMBOK’da şöyle tarif ediliyor “Continuously improving and detailing a plan as more detailed and specific information and more accurate estimates become available as the project progresses, and thereby producing more accurate and complete plans that result from the successive iterations of the  planning process”. PMI tek bir cümle ile gayet anlaşılır ve basit bir şekilde ifade etmiş aslında gördüğünüz gibi. İşte aşamalı olgunlaşma bu yaklaşıma verilen ad.

Yaklaşan Dalga Planlama ise Proje Zaman Yönetimi altında “Aktivite Tanımlama” sürecinin tekniklerinden biri ve yukarıdaki örnekte kullandığımız yöntem de bu. Bu detaylandırma işi ilgili aktivite üzerinde çalışılmaya başlanan zamanın başlangıcında bile gerçekleşebilir, bu da sadece yakın gelecekteki aktiviteler için detaylı planlamaya sahip olacağımız anlamına gelir. Ancak bu durum planlama yapmıyoruz anlamına gelmediği gibi planlamamak için bir bahane olarak da kullanılmamalıdır. Kilometretaşları, riskler, varsayımlarla birlikte proje paydaşlarına neden yaklaşan dalga planlaması yapıldığı anlatılmalıdır.

Planlama araçları üzerinde Rolling Wave Planning yaparken, kullandığımız PPM aracında manual scheduling işimizi görecektir. Aktivite başlangıç bitiş tarihlerini duration’ları manuel girerek high level timeline’lar oluşturulabilir.

Özellikle ülkemiz şartlarında kapsamı sık sık değişen, kapsamı tam olarak netleştirilmeden satışı gerçekleştirilmiş, bilinmezleri fazla olan ve iş gereksinimlerinin değiştiği projelerde yaklaşan dalga planlama proje yöneticisinin elindeki en önemli araç olacaktır.

Planlama konusuna ülkemizde gereken değerin verildiği söylenemez. Bu nedenle “planlamamayı” öneren bir yazı yazarken biraz tedirgin olmuyor değilim. Bu nedenle aşağıda linklerdeki makaleleri de okumanızı öneririm.

http://leedavis83.files.wordpress.com/2011/11/handup2_rollingwaves.pdf

http://www.projectsmart.co.uk/rolling-wave-planning.html

http://www.ayeconference.com/starting-with-rolling-wave-planning/

http://leadershipchamps.wordpress.com/2008/04/10/rolling-wave-planning-technique/

http://www.21stcenturyprojectmanagement.com/rolling-wave-and-progessive-elaboration-have-pms-been-agile-all-along/

o Ekip olmaya karşı direnç var

o Terminoloji karışıklığı, kulaktan duyma kavramların kullanılması

o Önceden planlama, önlem alma ile erkeklik egosuna ilişkin bir sıkıntı var

o Ancak bir sonarki hamle düşünülebiliyor o da bazen

o Planlama yerine yürütme tercih ediliyor

o Teklif aşaması, sözleşme, müzakere edilirken satma kaygısı ile acele

o Raporlama – raporlar okunmuyor, korku ile hazırlanıyor

o Risk – felaket tellalığı gibi algılanması

Share

Etiketler:, ,

Copyright Tüm Hakları Saklıdır.

Posted Nisan 10, 2017 by Onur Durusöz in category "Makaleler

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

*