Mart 30 2016

Öğrenilen Dersler (Lessons Learned)

Bir proje sonunda, gerçek anlamda edinilen dersleri adresleyebilen bir “Lessons Learned” dokümanına sahip olabilmek, çoğunlukla ancak iyi yönetien bir sürecin sonunda mümkün olabiliyor. Dikkat, bağlılık, dokümantasyon yeteneği, kurum kültürü ve kaynaklara bu çalışma için gerekli zaman ve fırsatın tanınmış olması, bu konuda öne çıkan faktörler.

Öğrenilmiş dersler, proje yönetim süreçlerini geliştirmek, yönetim karar alma mekanizmalarını geliştirmek , organizasyonel bilgi birikimini geliştirmek, sonraki projeler için işimizi nasıl daha iyi yaparız sorusuna cevap bulmada önemli bilgi birikimi sağlıyor. Bilgiyi toplamak ve kayıt altına almak için bir süreç geliştirmek, bu bilgiyi erişilebilir bir lokasyonda tutmak, bu bilginin sonraki projeler için yol gösterici olacak yapıda düzenlenmesi önem kazanıyor.

Genelde yapılan hata, proje sonunda bu dokümanı oluşturmak. Proje bitiyor ve genelde proje yöneticisi tek başına eline kağıdı kalemi alıp bu dokümanı oluşturmaya çalışıyor. Oysa projenin adımları ve fazlarının sonunda – tecrübe ile bu zaman aralıkları daha iyi belirlenebiliyor -bu bilgiyi toplamak sınıflandırmak hem proje sonunda yapılacak iş yükünü azaltıyor, hem de bilginin eskimesi, kaybolması riskini de azaltıyor.

Örnek bir Lessons Learned dokümanına buradan erişebilirsiniz. Bu dokümanın kesin ve önceden belirlenmiş bir formatı yok, doğru olan kendi ihtiyaçlarınıza göre formatı, detay seviyesini belirlemek. Bu süreçte şu soruyu unutmamak da fayda var. “Neleri daha iyi yapabilirdik? Sonraki projelerde bu hataları yapmamak, ya da işimizi daha iyi yapmak için neleri geliştirebiliriz”. Hazırladığınız doküman bu soruların cevapları hakkında fikir verebiliyorsa büyük oranda doğru hazırlanmış oluyor.
Her projenin sonunda sahip olduğumuz bu bilgi, proje başarılı olsun olmasın belki de en önemli kazanım. Ancak bunun farkında olan kurumlar gelişiyor, maliyetlerini düşürmeyi, süreçlerini iyileştirmeyi başarabiliyor.

Share
Mart 2 2016

PMP Sınavı – Başarısız Olma Nedenleri

PMP® sınavına girip başarısız olan adayların aktarımlarından ve gözlemlerden edinilen sonuçlara göre sınavda başarısız olma nedenlerini aşağıdaki başlıklar halinde özetleyebiliriz. Bu nedenlerin çoğu kaçınılabilir nedenler. Bunların farkında olmak ilk adım.

  • Sınavı hafife almak
    Birçok katılımcı bu sınavın hayatlarında girdikleri en zor sınav olduğunu söylüyorlar. Çalışma süreci için de aynı şey söylenebilir. Bir sorunun üstesinden gelmenin ilk şartı o sorunun ciddiyetinin farkında olmak. Kolay bir sınav değil, iyi hazırlanmış olmak gerekiyor. Bir çok aday bu cümlenin anlamını sınavdan çıktıktan sonra daha iyi anlıyorlar.
  • Çalışılan kurumda PMI® yaklaşımının benimsenmemiş olması
    PMI® yaklaşımını benimsemiş bir kurumda proje yöneticisi olarak çalışıyorsanız soruların %20 – %30’unu çözmek sizin için daha kolay diyebiliriz. Aksi takdirde size düşen biraz daha fazla çalışmak. Bu arada unutmadan, burada gerçekten benimsemiş olan ve uygulayan kurumlardan bahsediyoruz. 🙂
  • Yetersiz ve amaca uygun olmayan hazırlık
    Varsayımlar bizi istenmeyen sona sürükleyebilir. Ben tecrübeliyim, yıllarca ders çalıştım sınava girdim, tecrübeli proje yöneticisiyim, bir iki defa kitabı okurum, zaten analitik düşünceye sahibim, zaten çoktan seçmeli değil mi sınav, doğru olanı bulurum demeyin. Ya da isterseniz deneyin ve görün 🙁
  • Soruyu yeterince okumamak ve ne sorulduğuna dikkat etmemek
    Yıllarca ÖSS,ÖYS birsürü sınava girip çıkmış insanlar olarak bu maddeyi artık bildiğimizi kabul edebiliriz. Ya da etmemeli miyiz? Hala bu hataya düşüyor muyuz? Soruda sizden ne istendiğine dikkat edin.
  • Sınav ortamı için hazırlanmamak
    Yetkili sınav merkezinin web sitesinden sınav merkezi hakkında detaylı bilgilere ulaşın. Yanınıza neler alabilirsiniz, sınav ne kadar sürüyor, ne kadar ara verebilirim gibi bilgiler yanında sınava girmiş olanlara tecrübelerini sorun. Özel durumlarınız olabilir. Bunlar hakkında sınav öncesi bilgi sahibi olun.
  • Bilgiyi test formatındaki sınavlarda kullanamamak
    Kısa süre içinde konudan konuya atlayan soruları çözmeniz bekleniyor. Bilgi orada bir yerde beyninizde, ama onu test ortamında kullanabilmek pratik gerektiriyor. Pratik… pratik… pratik…
  • Aşamalı ve düzgün bir çalışma planı eksikliği
    Planlayın. Hangi kaynaktan ne zaman ne şekilde çalışacağınızı planlayın. Ne zaman tesstlere başlayacağım, test sonuçlarımı nasıl değerlendireceğim, hepsini planlayın. Testlerde %80 oranında başarı elde edince şunu yapacağım gibi hedefler koyun.
  • Yanlış materyal (kitap, podcast, flashcard, test) seçimi
    Ben Rita, PMBOK, Head First diyorum. Kim Heldman mı dediniz? Çok iyi bir kitap ama sınava uygun mu? Bana öyle değil gibi geldi. Daha doğrusu benim çalışma stilime. Belki de sizin başka bir öğrenme alışkanlığınız var. Biraz inceleyin kitapları. Size uygun kaynağı ancak siz bilebilirsiniz.
  • Sınav hazırlık süreci ile sınav arasında fazla zaman bırakmak
    Hazır olduğunuzu hissediyorsanız ve testlerde başarılı iseniz sınava girin.
  • Sınav sırasında endişe ve kaygıyı kontrol edememek
    Projeler yönetiyorsunuz. Gerginliğe, sorunlara, krizlere alışıksınız muhtemelen. Bu nedenle bu madde sizin için geçerli değil. Yoksa yanılıyor muyum ? 🙂
Share
Şubat 10 2016

Proje Yönetimi – Meseleler

Issue sözcüğü’nün türkçe karşılığının kullanımı biraz sıkıntılı. Genelde Türkçe’de sorun olarak kullanılsa da aslında issue’ya karşılık gelen doğru sözcük “mesele”. Belirli bir konuda aksiyon alınması gerekliliği bir sorun olmasa da, yapılması gereken bir iş olduğundan issue log’larda yer alması gerekiyor. Bu kayıtların “sorun kayıtları” isimli bir doküman altında yer alması farklı algılara sebep olabiliyor. Çünkü her sorun bir issue olsa da her issue bir sorun değil aslında.

Bu küçük “mesele”‘den kısaca bahsettikten sonra, asıl konuya dönebiliriz. Proje Yönetici’lerinin profesyonel hayatlarında karşılaştıkları ve proje yöneticilerini zorlayan konular. Çözümü her zaman çok da kolay olmayan, biraz özel çaba, biraz da “soft skill” gerektiren meseleler. Bu meselelerle nasıl başa çıkılacağından öte, aşağıda her proje yöneticisinin yaşaması olası, potansiyel mesele’lere göz atalım. Aşağıdaki başlıkları gören bazı Proje Yöneticileri bu sınıflandırmanın doğru olmadığını düşünebilirler. Aslında bu konular, Proje Yönetimi olgunluk seviyesi yüksek kurumlarda daha fazla karşılaşılan sorunlar. Olgunluk seviyesi azaldıkça iletişim’e ilişkin, proje yönetimi yaklaşımına ilişkin daha temel konulara ilişkin sorunlar ağır basıyor.

  • Yönetimsel İş Yükü
  • Ortak Kullanılan Kaynaklar
  • Tedarikçi, Alt Yüklenici Kaynaklı Sorunlar
  • Bağımlılıklar
  • Negatif Geri Beslemeler
  • Zaman, Kaynak Beklentilerini Karşılamak
  • Sanal Takımlar
  • Bütçe
  • PM-PPM Aracı Kullanımı

Yukarıdaki meseleler, http://www.pmhut.com/top-10-issues-for-project-managers adresindeki makalede güzel özetlenmiş. Göz atmanızı öneririm.

Share
Ekim 31 2010

6. Uluslararası Proje Yönetimi Günü/ 6th International PM Day

Her yıl  Kasım’ın ilk perşembesi tüm dünyada “International Project Management Day” olarak kutlanmaktadır. (http://www.internationalpmday.org/)
Dünyada 6.sı kutlanan bu özel gün, PMI TR ve İstanbul Proje Yönetim Derneği (IPYD) ortak organizasyonu ile Istanbul (4 Kasım 2010 Perşembe) ve Ankara (5 Kasım 2010 Cuma) da yapılacak faaliyetlerle kutlanacak.

Share
Haziran 15 2010

Proje Yönetim Ofisi Süreçleri

Bir Proje Yönetim Ofisi’ni yapılandırma sürecinde, Proje tipleri ve büyüklüğüne uygun olarak ölçeklenebilen, sadece ne yapılacağını değil, 5N1K sorularının cevaplarını da içeren süreçler oluşturmaya ihtiyacımız var. Kalite Birim’leri bu konuda kurum içinde gerekli yönlendirmeyi ve bilgiyi paylaşacaklardır. Süreç, prosedür, talimat vb. yapıların hangisinin hangi bilgiler için uygun yer olduğu kurum içinde kalite ile birlikte verilmesi gereken kararlar sonucunda belirlenmeli.

Bu yapılanma sürecinde farkındalık önemli. En azından Blog’da terminoloji bölümündeki kavramlar konusunda görüş ayrılıkları olmamalı ve farkındalık sağlanmalı. Süreçler, çalışanlar, kurum kültürü, PPM araçları, ortak çalışma araçları, portal’lar, dosya sunucuları bunların tümü bir arada uyum içinde çalışmalı. Projeleri etkili şekilde yönetebilmek için tüm bu faktörlerin birlikte ve uyumlu çalışması önem taşıyor.

Unutulmaması gereken önemli bir nokta. Yaşadığınız ülke, çalıştığınız insanlar, kurum kültürü, kurumsal varlıklarınız, farklılıklarınız. Hiçbir kitap, yaklaşım, metodoloji size mucize yaratamaz. Üst yönetim desteği, çalışan direncini yönetmek, farkındalık, stratejik yaklaşımlar esas olan ve bu süreçte asıl belirleyici olacak faktörler.

Aşağıdaki linklerde konuya ilişkin makalelere erişebilirsiniz. gantthead.com Bilgi Teknolojileri Proje Yöneticileri için önemli bir kaynak. Üye olmanızı öneririm. Üyelikten sonra yazıların tamamını okuyabilirsiniz.

http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3—Tips-Tools-and-Techniques/1421/

http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3—Tips-Tools-and-Techniques/1668/

Share
Haziran 10 2010

PMBOK PRINCE2 Karşılaştırma!

PMBOK vs PRINCE2 - Elma ile ArmutBaşlığın sonundaki ünlem dikkatinizi çekmiştir. Birbirinin alternatifi iki kavramdan bahsetmiyoruz. Ünlem bunun için orada. Öncelikle PMBOK bir metodoloji değil. Bunu çeşitli yazılarda sürekli tekrarlıyoruz. PMBOK bir yaklaşım, Proje yönetimi bilgi alanlarına göre yapılandırılmış bir rehber. Bilgi ve yöntemlerin bire bir uygulanması söz konusu değil. Projenin niteliği, organizasyon vb. birçok faktör gözönünde bulundurularak uygulanması ve uyarlanması gerekiyor. PRINCE2 ise bir proje yönetim metodolojisidir. Proje yaşam döngüsünü derinlemesine ve adım adım tarif eder, modeller ve uygulanmasını ister.

Aşağıdaki doküman bu anlamda bir karşılaştırmadan çok aynı noktadan her iki yaklaşımının belirli alanlarına bakabilmek açısından faydalı. Birinin diğerine üstünlüğü söz konusu değil. Bir yaklaşımda yer almayan her konunun orada olmamasının bir amacı, bir sebebi var. Örneğin PRINCE2 tedarik yönetimini kapsamaz. Bunu başka bir disiplinin alanına giren ve detaylıca ele alınması gereken bir konu olarak değerlendirir.

PMBOK ve PRINCE2’nin yaklaşımı ve birbirinin kapsamı ve bilgi alanlarına göre karşılaştırıldığı dokümana aşağıdaki linkten erişebilirsiniz.

A-comparison-of-Prince-2-vs-PMBOK

Share
Mayıs 24 2010

Rita Mulcahy kansere yenildi

Tüm zamanların en çok satan Proje Yönetimi kitabının yazarı ve RMC Project Management’ın kurucusu Rita Mulcahy 15 Mayıs 2010 tarihinde 50 yaşında hayatını kaybetti. 2005 yılında kanser teşhisi konulan Mulcahy, geçtiğimiz 5 yıldır bir yandan kanserle savaşını sürdürürken, diğer yandan seminerlere ve yazarlığa devam ediyordu.

Üzücü haberi duyurduktan sonra biraz da kendi adma yorumlarımı yazmak istiyorum. Birçok kişi gibi ben de Rita ile PMP hazırlığı sırasında tanıştım. PMBOK’ın yorucu anlatımından sonra Rita’nın kitabı son derece anlaşılır, akıcı ve keyifli gelmişti. Bir sınav hazırlık kitabı olmaktan çok başvuru kitabı olarak zaman zaman faydalandığım bu kitabın yazarının ölümünü duymak çok üzücü oldu. Dünyanın bir ucunda hiç görmediğim bir insan, öldü. Üzüldüm. Daha da üzücüsü yine kanser. Kanser ölümün yeni adı oldu.

Rita, Proje Yönetimi camiasında her zaman hatırlanacak.

Detaylı bilgi için tıklayınız…

Share
Mart 23 2010

Süreç Girdi Çıktı Tablosu (Inputs-Outputs)

PMP sınavı hazırlığı sırasında input, output’ları öğrenirken bir input’un hangi process’e input olduğu, ya da bir output’un hangi process’in outputu olduğunu tüm tablolarda aramadan görebilmek amacıyla aşağıdaki örnekteki formatta bir tablo hazırladım. Dokümanı Excel formatında indirmek için tıklayın…

Inputs – Outputs Input To Output Of
Accepted Deliverables Close Project or Phase Verify Scope
Activity Attributes Sequence Activities, Estimate Activity Resources, Estimate Activity Durations, Develop Schedule Define Activities
Share