Ekim 26 2011

Proje Yönetimi Sunumlarından Notlar

Bu sene bir kaç etkinlikte izlediğim sunumlar sırasında aşağıdaki notları almışım. Paylaşıyorum.

Bu etkinliklerin hedef kitlesinin kim olduğuna karar verilmeli. Her sene temel bilgilerin yer aldığı sıradan sunumları izlemek tecrübeli PY’ler için ceza oluyor. Bu organizasyonlar zaten çok sık yapılmıyor. Hadi bilgi vermeyi bir yana bırakalım, sunumları fırsat bilip kendi reklamını yapan danışmanlık firmaları bile -ki ne kadar etik olduğu tartışılır- bu “fırsatı” iyi değerlendiremiyorlar.

  • Projelerin %50’si, yetersiz proje yönetimi yüzünden başarısız olur ifadesi, proje yönetimi konusunda olgunluk seviyesinin yüksek olmadığı kurumlarda proje başarısız=proje yöneticisi başarısız ilişkisinin kurulmasına sebep olur. “Proje Yönetimi” kavramının araç, süreç, kalifiye kaynak, üst yönetim desteği, satış, kontrat vb. etkenlerden bağımsız düşünülmemesi gerekliliği bu sunumlarda vurgulanması daha doğru olacaktır.
  • Sunumlarda Türkiye’nin gelişimini göstermek adına yer alan yeni konut projeleri resimleri çok klişe ve sık karşılaşır olduğumuz bir olgu. Türkiye gelişiyor, evet nerden anladık bakın bir sürü konut projesi yapılıyor yaklaşımı çok basit ve ilkel. Büyük proje yapmak ile ilgili sorunu yok ülkemizin. Bir projeyi iyi yönetmekle ilgili sorunumuz var.

  • Agile’ın Türkiyedeki sunumlarında dikkate alınması gereken bir risk var. Yalap şalap iş yapan bir çok organizasyon ya da kişi agile’a sığınabiliyor. Dokümantasyon yok, süreç yok, kural yok. Bahanemiz agile.
  • Bir sunumda şahit olduğum, konuşmacının biz şöyle iyi proje yönettik böyle yönettik, müşteriler bir mutlu oldu bilemezsiniz mesajları ardından reklama dönüşüp, katılımcıların sorusu üzerine tüm katılımcıların önünde, sahnede, katılımcının firmasına istenirse danışmanlık verilebileceğinin söylenmesi PMI etik kurallarına ve daha önemlisi etiğe aykırı.
  • Bir sunumda, proje yöneticisinin temel özellikleri arasında geçen “eksiksiz dokümantasyon” ifadesini tehlikeli buldum. Eksiksiz dokümantasyon proje yönetilen ortamda bir çok faktör düzgün çalıştıktan sonra önemi ortaya çıkan bir konu. Özellikle üst yöneticilere yanlış mesajlar veriliyor ve dokümantasyon içinde boğulan proje yöneticileri ortaya çıkıyor.
  • Lütfen sunumlarda Proje Yönetimi Sanat’tır klişesi artık kullanılmasın. 🙂
Share
Haziran 2 2010

Tuckman Modeli

Proje yöneticisi, C. Kormanski tarafından tanımlanan “Tuckman modeli” adı ile bilinen grup dinamikleri yöntemi ile ekibine bilinçle yaklaşabilir ve uygun liderlik tarzını uygulayabilir. Bu modelde grup dinamikleri 5 sırada incelenebilir. Grubun olgunluk seviyesi, görevler ve davranış ilişkisine göre değerlendirilerek grup performansı aşamalara bölünür.

Oluşum (forming)

Grubun girdiği ilk aşamadır. Grup üyeleri birbirleri ile tanışırlar, projenin genel amacını ve ekip yapısının nasıl olacağını öğrenirler. Bu aşamada, proje yöneticisinin amacı, ekip üyelerinin, proje örgütü, iletişim yapısı ve temel sorumluluklarını anlamalarını sağlamaktır.

Proje yöneticisi basit ekip oluşturma aktiviteleri düzenleyebilir.

Karışma (storming)

Ekip hızla,, basit görevler için verilen duygusal yanıtların ve grup içi çelişkilerin ortaya çıktığı karışma aşamasına girer. Karışma davranışları ekip üyelerinin verilen görevleri anlamaya başlamaları ve proje liderlik yapısını sınadıkları tipik bir dönemdir. En çok görülen tepkilerin nedenleri, görevin büyüklüğü, verilen zamanın az olduğunun düşünülmesi ve bu aşamaya kadar yapılmış olan planlama ve izleme çalışmalarının göreceli olarak az olmasıdır.

Proje yöneticisinin görevi bu normal aşamanın geçirilmesinde ekip üyelerine yardım etmek ve çelişkilerin kabul edilebilir bir düzeyde çözümlenmesini sağlamaktır.

Düzenlenme (norming)

Bu dönemin özelliği, görevlerle ilgili düşüncelerin açıkça ifade edilmesi, iletişimin düzenli olması, ekip üyelerinin daha işbirlikçi olmaları ve uyum göstermeleri ile tanımlanır. Bu safhada ekip, ekip üyelerinin performanslarından beklenenleri oluşturur ve bireyler ekip içindeki gerçek rollarini tanımlarlar.

Proje yöneticisi, bilginin etkin biçimde dağıtılmasını özendirerek ve ekip içinde birlik, yüksek moral ve üretkenliğin artırılmasını sağlayarak çok etkin olur.

Çalışma (performing)

Ekip, beklentileri yerine getirmek için çalışır. Ortaya çıkan sorunlar ve çelişkiler normal seviyelerdedir. Ekip gerekli teknikleri ve prosedürleri kullanarak bunları halletmek için çalışır. Ekip üyeleri bağımsız hale gelirler ve işlevsel ilişkiler bu durumu devam ettirir. Bu aşamada, proje yöneticisinin ana rolü, ekip performansını ve birbirleri ile etkileşimlerini kolaylaştırmak ve sorunlar çıktıkça çözmektir.

Çözülme (adjourning)

Hem en kolay, hem de en zor aşamadır. Projenin sonunda ulaşılan yüksek performans seviyeleri çok büyük kişisel tatmin verir. Bu durumda, sıkı çalışma temposu ve yoğun katılımın ardından gelen çözülme ile büyük bir boşluk duygusu ve bir sonraki proje için endişe oluşabilir.

Proje yöneticisi, olumlu bir ortamın yaşanması için uğraş vermelidir. Ekip ve ekip üyelerinin performansları ile ilgili tanıtım ve kutlamaların yapılması bu aşamadaki ana işlerdendir.

Ekip genişmesinde, bu beş aşama sıralı bir gelişim gösteriyor gibi olmasına rağmen, genelde böyle seyretmez. İki ya da daha fazla safhanın aynı anda olması sıkça görülür. Proje yöneticileri, bu safhaları anlamalı ve gerekli uygulamaları yaparak ekibin çalışmalarını düzenlemelidirler.

Yararlanılan kaynak: Bilişim Projeleri Yönetimi El Kitabı, Türkiye Bilişim derneği, Ağustos 1998

Share
Mayıs 25 2010

Başarılı Sunum Yapmak

Uzun, anlaşılmaz, hedefinden uzak, beklentileri karşılanamayan sunumlara katılmış, belki de kendi sunumuzun sonunda ben ne anlattım diye kendinize sorduğunuz olmuştur. Grafikler, animasyonlar, karmaşık anlaşılmaz tablolar çoğu zaman amacına hizmet etmekten çok görsel karmaşa yaratmaktan başka bir işe yaramıyor.

Bugün öğrencilerden, gurulara, teknik insanlardan, yöneticilere kadar sunumlarda en çok kullanılan ürün PowerPoint. KAvramları, çözümleri, süreçleri anlatmak, konuşmamıza ve anlatımımıza destek vermek anlamında PowerPoint önemli bir araç. Başarılı sunumlar için ve başarısızlıklarımızın nedenlerini daha iyi anlayabilmek ve ilerideki sunularımıza ışık tutması anlamında aşağıda konuyu biraz daha derinleştirelim. İyi bir anlatımla desteklenen iyi bir sunum son derece etkili bir araç. Bunun farkında olarak devam edelim.

Sunumumuzu planlarken aşağıdaki soruların cevaplarını belirleyerek başlayabiliriz.

  • Neden bu sunumu ihtiyacımız var
  • Sunum öncesi hangi planlamaları yapmamız gerekiyor
  • Fikrimizi ya da anlatacaklarımızı aktarmanın en etkili yolları neler olabilir
  • Sunum için ne zaman hazır olabilirim (nelere ihtiyacım var)

Sıkıcı Sunumların Sebepleri

  • Bilgisizlik
  • Tutku, istek eksikliği
  • Planlamama
  • Doğru beklentileri oluşturamamak
  • Fazla bilgi aktarmak, bilgiye boğmak
  • Görsel olarak abartma
  • Prova yapmamak

Nasıl Hazırlanmalı

  • Mind mapping tool’ları kullanarak fikiri olgunlaştırın
  • Gerçek hayattan örnekler, hikayeler bulun
  • Araştırın.. Daha çok araştırın…
  • Sorulara cevaplar verin. Dinleyici gibi düşünün sunumunuz sorulara yanıtlar içersin.
  • Belge, grafik, gerçek veriler, sonuçlar, istatistikler ile destekleyin.

Doğru Akış

  • Sunumun mantıksal akışını hazırlayın, izleyin, kontrol edin, gerekirse değiştirin
  • Gerekli olmadığnı düşündüğünüz her şeyi çıkarın
  • Basit güzeldir unutmayın 🙂
  • Sunumu yakın çevrenizle paylaşın, akışta rahatsızlık veren noktalar olup olmadığını sorun.

Sunumu Geliştirmek

  • Konuya ilişkin gerçek hayattan kişilerin, firmaların görüşlerine yer verin
  • İnteraktivite yaratın
  • Bullet’lar oluşturun, konuları anlaşaılabilir parçalara ayırın, izleyenlerin takibini kolaylaştıracak araçlar kullanın
  • Slide’ları okumayın.
  • Ve elbette… pratik… pratik… pratik…
Share
Mart 19 2010

Bir proje yöneticisinin bilmesi gereken önemli kişiler

Hem PMP hazırlık sürecinde, hem de Proje Yönetimi uygulamaları sırasında uygulanan birçok metod, teori ve yaklaşımı geliştiren kişilerin listesini aşağıda oluşturmaya çalıştım. Özellikle sınava girecek olanların bu isimleri bilmelerinde fayda var. PMBOK’ı incelerken bu isimlerin ve teorilerinin bir kısmına rastlayabilirsiniz. Rita, Kim Heldman, Head First ve PMBOK’ı okurken not aldığım isimlerin tümü aşağıda. Bu isimlerin dışında kalanları da bilgi verirseniz ekleyip listeyi geliştirebiliriz.

W. Edwards Deming – Wikipedia, the free encyclopedia

Plan – Do- Check- Act

Philip B. Crosby – Wikipedia, the free encyclopedia

Zero Defects, Prevention

Joseph M. Juran – Wikipedia, the free encyclopedia

Fitness for Use, Conformance

Vilfredo Pareto – Wikipedia, the free encyclopedia
80/20 kuralı

Kaoru Ishikawa – Wikipedia, the free encyclopedia
Ishikawa Diagramı

David McClelland – Wikipedia, the free encyclopedia
Theory of Needs

Malcolm Baldrige, Jr. – Wikipedia, the free encyclopedia
Process Improvement Model

Walter A. Shewhart – Wikipedia, the free encyclopedia
Plan – Do – Check – Act

Douglas McGregor – Wikipedia, the free encyclopedia

Theory X – Theory Y

Abraham Maslow – Wikipedia, the free encyclopedia
Hierarchy of Needs

Frederick Herzberg – Wikipedia, the free encyclopedia
Motivation – Hygiene

Victor Vroom – Wikipedia, the free encyclopedia
Expectancy Theory – Achievable Targets

William Ouchi – Wikipedia, the free encyclopedia
Theory Z

Armand V. Feigenbaum – Wikipedia, the free encyclopedia
Toplam Kalite Yönetimi – TQM

Eliyahu M. Goldratt – Wikipedia, the free encyclopedia
Critical Chain

Bruce Tuckman – Wikipedia, the free encyclopedia
Tuckman’s Stages (Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning)

Geert Hofstede – Wikipedia, the free encyclopedia
Cultural Dimension of Individualism

Ken Blanchard – Wikipedia, the free encyclopedia

Situational Leadership Model

Paul Hersey – Wikipedia, the free encyclopedia

Situational Leadership Model

Share
Mart 16 2010

Bir PMP’nin Sık Kullandıkları :)

Project Management

Proje Yönetim Kurumu
Being Positive
Use case diagram – Wikipedia, the free encyclopedia

Risk

mak14.pdf (application/pdf Object)
Projelerde Risk Yönetimi | Proje Yönetimi

Brain Dump

Memorizing Inputs Tools and Outputs. | PM Zilla – PMP Exam Prep ( Project Management Professional )
PMPCert : Messages : 1774-1803 of 19476
How to make a brain dump
PMP Exam

Desktop Applications

Method’s PMP Exam Preparation Course – Free software downloads and software reviews – CNET Download.com

Eğitim Kurumları

Bilimer Bilişim Akademisi –
Mentor Proje Yönetimi
İstanbul Kurumsal Gelişim
IAS Business Academy – Bakırköy
FABE Proje Yönetimi Eğitim Danışmanlık
Makro Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri

Exams

PMP Exams and Resources | PM Zilla – PMP Exam Prep ( Project Management Professional )

Flashcards

pmp Flashcards

Forum

IT Certification Forum
Only4gurus.org

Genel

WBS Chart Pro for Work Breakdown Structure or WBS charts & PERT Chart EXPERT for PERT, Network Charts and Dependency Charts – Project Management Software by Critical Tools
Field Hardware Rollout Project – Tim Kress, PMP
PMThink! Project Management Thought Leadership
Data Center Security white paper | Raritan | White Papers | silicon.com
Articles_PM_project_program_portfolio_mgmt.pdf (application/pdf Object)
ERP Projelerinde Değişime Karşı Direnç Üzerine
index2.php (application/pdf Object)
LinkedIn: Events
mak11.pdf (application/pdf Object)
Oracle and Primavera
Proje Takibi
Proje yönetim ofisleri hakkında dünya çapında bir araştırma | Proje Yönetimi
Proje Yönetimi
Proje Yönetimi Nedir,PMP Nedir,PMİ Nedir
Proje Yönetimi: Evden çalışanlar için 10 faydalı Proje Yönetimi Aracı
Proje yönetiminin zararları! | Proje Yönetimi
Project Portfolio Management, IT Financial Management Blog | HP –
Project vs. Program vs. Portfolio Management « IT Organization Circa 2017
Project, Program and Portfolio Comparison
Projity
Yiğit Derbent | Hakkında

How to Become a PMP

PMP Certification Eligibility Requirements
10 Steps to Becoming a PMP
10 Steps to Becoming a PMP
How to become a PMP (Project Manager Professional) – a knol by SD
INTRODUCTIONAs a student of Capilano University in North Vancouver Canada and currently being enrolled in a project…
Becoming A PMP
How to become a PMP

Iphone PMP Apps

PMP Iphone Apps??? | pmStudent
Prepare for the PMP Exam Using Your iPhone – A PM-iPrep Application

Kişisel Bloglar

Can İZGİ, PMP®, REP
Deep Fried Brain – PMP Certification Blog: My Lessons Learned (LL) from the PMP exam
Erdem Seherler
ilker ARABACI: PMP Sınavı
İpuçları
PMP olmak isteyenlere ipuçları
Kim Heldman’s Blog
PMboard.ORG – Proje Yönetiminde Türkçe Paylaşım Merkezi – PMboard.ORG – Proje Yönetiminde Türkçe Paylaşım Merkezi
PMP hazırlık, Lessons learned MekTube . NET
PMP Sınavına Hazırlık… « Algın Erozan Günlüğü
Proje Yöneticileri
Proje Yönetimi
Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK
IKG eğitmeninin blog sayfaları
Proje yönetiminde Türkçe zengin içerik
Savaş Şakar – Ölçtü denk geldi… » PMP Kaynakları
Upon Completing PMI’s PMP Certification » DRM – Daniel’s Random Mutterings

Kitap

Kim Heldman
Rita’s Course in a Book for Passing the PMP Exam (9781932735000): Rita Mulcahy: Books
Sample_27-5.pdf (application/pdf Object)
Head First Labs from O’Reilly Media, Inc. :: Head First PMP
PANDORA – Proje Yönetimi : Kavramları Metodolojisi ve Uygulamaları Yazar Gökrem Tekir
Proje Yönetimi : Kavramları Metodolojisi ve Uygulamaları, Yazar Gökrem Tekir , Çağlayan, İçindekiler<p> Proje Yönetimine Giriş<br> Proje Tanımlama Dökümanı<br> Aktivite Tanımlama – İş Ayrışım Yapısı (WBS) <br> Bağlantılar<br> Proje Süre
İstanbul Kurumsal Gelişim
chapters.indigo.ca: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Pmbok Guide): Fourth Edition: Project Management Institute, , Inc.: Books
Dinamikler – Proje Yönetimi Kongresi » Makale Çağrısı
Helping new and aspiring project managers reach their career goals!
How to get 35 contact hours for PMP application
http://www.proxalt.com/freedownloads.asp
PDC_PMPHandbook.pdf (application/pdf Object)
PM Zilla – PMP Exam Prep ( Project Management Professional ) | PMP Certification Exam Preparation Tips, Tricks and Materials
PMI PMP® Exam Self Study Group | pmp.groupsite.com
PMI.ORG
PMP – Wikipedia
PMP Credential Handbook
PMP Feed.com
PMP Material: Do you qualify to sit the PMP exam?
PMP Questions and Answers, Open Library
Project Management
Project Management – Wikipedia
Project Management Knowledge
Project Management PrepCast – Multimedia PMP® Exam Preparation
Project Management Process – Phase 2 – Planning – Develop Project Management Plan – PM Hut
SWOT Analysis « Leadership Champions
The PMP Exam – My Lesson Learned
Whistleblowing nedir?
Wideman Comparative Glossary of Project Management Terms v3.1

Ms Project Eğitim

MS Project – Fixed Units Task
Microsoft Project 2002 Proje Yönetimi Yapısı | ERPakademi
Business – Templates – Microsoft Office Online
Microsoft Office Project 2007, Microsoft Project Gantt Chart, Project Time Tracking Software

Nasıl Çalışmalı

PMPCert : Message: Lessons Learned while studying for the PMP Exam
PMI_LA_PMP_PrepGuide_Fall2007.pdf (application/pdf Object)
Don Kim
O’Reilly Forums: Reading PMBOK necessary?

PM Docs Templates

Project Management Docs
Project Management Templates by Phase – ProjectConnections.com

PM Siteleri

PMstudy.com – PMP/CAPM Coaching : Targeting Success
Reforming Project Management — The magazine for the project age
PMThink! Project Management Thought Leadership
Association for Project Management
Facebook | Proje Yöneticileri @ Türkiye
Project Management Techniques

PM Software

SAP PS

Türkiyede SAp gerçeği
SAP Project System — All about SAP PS
PS.pdf (application/pdf Object)
MBIS Danışmanlık – SAP Danışmanlığı ve Çözümleri – SAP – ERP – CRM – SAP Danışmanlığı – ERP Danışmanlığı
SAP Erp programı modülleri – Sayfa 2 – GoFrm
sappress_projectmanagement_with_project_system.pdf (application/pdf Object)

HP PPM

Integrating HP PPM with HP Quality Center – As Simple as It Looks? /// beteo
Computerworld Türkiye : HP’den BT finans yönetim çözümleri
HP PPM Best Practices – The Key to Success /// beteo
HP PPM Kullanıcı Forumu |
HP Project and Portfolio Management (PPM) Portfolio Management module – HP – BTO Software
Etkinlik Takvimi – HP PPM Kullanıcı Forumu
Kamudaki BT projelerinin başarıya ulaşmasının önündeki engelleri aşmak için HP Türkiye’den çözüm ve destek sözü geldi – BasınBülteni

MS Project Server/EPM

Compare with MS Project Server
Project Server « Gokrem Tekir’s Blog
Project Server Giriş Sayfası – Microsoft Office Online
EPM Çözümü Giriş Sayfası – Microsoft Office Online

Clarity CA

Project Portfolio Management: CA Clarity PPM or HP PPM? /// beteo
Project Management Software – CA
Project Management Software – CA
CA Clarity™ PPM
CA Clarity En iyi Ürün Seçildi
Clarity Project Management Software, Ubuntu Project Management Software, Gantt Chart Software
Project & Portfolio Management – 2009 in Review – CA Clarity PPM Insights
Firma Web Siteleri CA Clarity Proje ve Portföy Yönetimi Yeni Versiyonu, Hızınıza Hız Katacak
bulter-group-technologyaudit-ca_clarity_ppm_8.pdf (application/pdf Object)
On-Demand IT Governance / Comparison Chart | Innotas
Sharepoint vs Clarity PPM

PMBOK Kavramlarına İlişkin Linkler

PMBOK okurken karşılaşılan kavramlara ilişkin ek bilgiler, makaleler, sözlük karşılıkları vb.

Project Management Information System (PMIS) | Project Management Knowledge
constraint teriminin Zargan İngilizce Sözlükteki karşılığı
Erdem Seherler » Proje Beratı (Project Charter) ve Proje Kartı
Proje Beratı (Project Charter) ve Proje Kartı
Work breakdown structure – Wikipedia, the free encyclopedia
Statement of work – Wikipedia, the free encyclopedia
patronize teriminin Zargan İngilizce Sözlükteki karşılığı

Podcast

The Project Management Podcast™ – Home
The pm411.org Project Management Podcast
Share